Japanische Begriffe aus der Effizienzwelt – Die Fünf S

Über die fünf S haben wir bereits mehrfach berichtet. Die 5S Methode ist die Grundlage einer effizienteren Arbeitsweise. Die 5S sind die Anfangsbuchstaben „S“ der japanischen Bezeichnungen Seiri, Seiton,Seiso, Seiketsu und Shitsuke. Sie werden im Deutschen mit Selektieren, Sortieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin übersetzt.

Es geht im Grunde darum, den Arbeitsplatz ordentlich und sauber zu halten, Standards für Ablage und Arbeitsprozesse zu entwickeln und dieses auch beizubehalten. Das 5S kommt ursprünglich aus der Produktion, lässt sich aber wunderbar auf den Schreibtisch übertragen.

Wichtigster Faktor der 5S Methode ist, dass alle gemeinsam daran arbeiten – vom Chef bis zur Sekretärin. Die Methode soll den Menschen effizienter machen, soll seine Arbeit erleichtern, soll Zeit sparen und Wartezeiten vermeiden. Die Methode soll aber auch Stress abbauen durch standardisierte Abläufe (z.B. Checklisten), Sicherheit geben und mehr Selbstwertgefühl durch Mitbestimmung. Ein neues Ordnungssystem kann beispielsweise nicht vom Vorgesetzten verordnet werden, sondern muss mit dem Mitarbeiter erarbeitet werden.

Natürlich dienst die 5S Methode auch dazu, maschinell bzw. produktionstechnisch effizienter zu werden. Rüstzeiten werden kürzer, Maschinendurchlaufzeiten schneller, Produktionsprozesse effizienter, die Anlagen-Zuverlässigkeit wird besser, Ausschuss und Nacharbeit werden weniger usw.  Nur an sauberen Maschinen können Lecks erkannt werden, bevor ein größerer Schaden entsteht. Schmutz ist nicht nur optisch unschön, er ist auch gefährlich.

Die größte Herausforderung bei solchen Methoden ist das langfristige Einhalten der Standards und Regeln, die Selbstdisziplin. Meisten setzt man einen oder mehrere Auditoren ein, die regelmäßig überprüfen, ob die Regeln und Standards eingehalten werden. Das geschieht sehr transparent. Die Mitarbeiter wissen, worauf ein Auditor achtet, was er prüft. Und die Ergebnisse werden öffentlich im Betrieb ausgehangen.

Im Folgenden werden die Inhalte der fünf S kurz dargestellt:

1. Seiri (Selektieren)

Ordnung schaffen bedeutet hier, das Notwendige vom nicht Notwendigen zu unterscheiden und alles nicht Notwendige vom Arbeitsplatz zu entfernen. Dies bezieht sich speziell auf zu hohe Umlaufbestände, unnötiges Werkzeug, fehlerhafte Teile sowie überflüssige Papiere.

2. Seiton (Sortieren)

Zur Aufrechterhaltung der geschaffenen Ordnung werden die für notwendig erachteten Arbeitsmittel in einwandfreien Zustand gebracht und zum Gebrauch bereitgestellt, wobei jeder Gegenstand griffbereit an seinem richtigen Platz aufbewahrt werden soll.

3. Seiso (Säubern)

Der geordnete Arbeitsplatz einschließlich Maschinen und Werkzeuge ist sauber zu halten.

4. Seiketsu (Standardisieren)

Persönliche Sauberkeit und Ordnung sollen zur Gewohnheit werden, indem jeder Mitarbeiter damit bei sich selbst und an seinem eigenen Arbeitsplatz beginnt.

5. Shitsuke (Selbstdisziplin)

Standards, Regeln und Vorschriften im Rahmen des Arbeitsprozesses sind unbedingt einzuhaken.

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