8 goldene Tipps für die Zeitplanung

Die allermeisten von uns leben tagein tagaus im Stress – Termine, Aufgaben, Meetings bestimmen unseren Alltag. Dazu kommt die normale Arbeit und zwischendurch auch mal eine Pause. Damit dieser Stress nicht zu Kollaps führt (z. B. Burnout), empfehlen Experten eine effiziente Zeitplanung. Zeitmanagement ist das Zauberwort. Durch unsere vielen Beratungsaufträge ist mit der Zeit eine Liste an Tipps entstanden, die bei der optimalen Zeitplanung während eines Arbeitstages helfen.

Hier sind unsere 8 goldene Tipps für die Zeitplanung.

1. Die erste Tätigkeit des Tages: Überblick über Aufgaben und Termine verschaffen (Tagesplanung).

Es ist enorm wichtig, dass Sie sich jeden Morgen als Erstes einen Überblick über Ihre anstehenden Termine und Aufgaben des Tages verschaffen. Das hilft Ihnen dabei, sich deutlich besser auf Ihr Tagesgeschäft zu fokussieren.

2. Erst die zweite Tätigkeit des Tages: Mails anschauen.

Effizienz-Killer E-Mail. Die allermeisten von uns haben ihr E-Mail-Programm (z. B. Outlook) ständig geöffnet. Das wäre eigentlich nicht weiter schlimm, aber sehr viele Menschen schauen bei jedem Ping oder jeder Statusmeldung sofort in das Programm, um zu sehen, was da gekommen ist. Man ist ja sooo neugierig. Jetzt kommt das Beispiel von dem Briefkasten. Sie laufen ja auch nicht jede halbe Stunde den ganzen Tag lang zum Postkasten, um nachzusehen, ob jemand was eingeworfen hat. Zugegeben, das Beispiel hinkt ein wenig, weil in Deutschland in der Regel nur ein Mal pro Tag Post ankommt, in seltenen Fällen zwei bis drei Mal. Aber es ist wahr: Das ständige Nachschauen in Outlook verhindert effizientes Arbeiten. Die einzige Ausnahme: Sie erwarten eine dringende E-Mail, die Sie für Ihre weitere Arbeit benötigen.

Ansonsten gilt: Schalten Sie die Desktop-Benachrichtigung des E-Mail-Programms unbedingt ab und bearbeiten Sie Ihre Mails nur alle 2 Stunden, immer im Block und planen Sie dafür die Zeit ein. Den Rest des Tages lassen Sie die Finger weg vom E-Mail-Programm.

3. Verschriftlichen Sie immer Ihre Aufgaben und Gedanken, so machen Sie Ihren Kopf frei.

Dieser Tipp knüpft an Tipp Nr. 1 an. Erstellen Sie sich einen schriftlichen Tagesplan, am besten elektronisch. Aufgaben lassen sich z. B. in Outlook sehr gut managen. Einer der Vorteile der digitalen Aufgabenverwaltung: Sie können sich an Aufgaben erinnern lassen, Papier kann das nicht.

4. Wechseln Sie die Art der Tätigkeiten.

Den ganzen Tag nur Schreiben, macht müde und unkonzentriert. Wenn Sie können, wechseln Sie die Tätigkeiten nach Beendigung einer Aufgabe (z. B. Schreiben, Telefonieren, Lesen, Pause, Meeting, Schreiben usw.). Mir ist klar, dass so was nicht in jedem Job und Aufgabengebiet funktioniert.

5. Beachten Sie Pufferzeiten.

Manchmal dauert eine Aufgabe oder eine Besprechung länger, als man sie vorher eingeplant hat. Das führt dazu, dass sich Ihre komplette nachfolgende Planung verschiebt. Im schlimmsten Fall ist die gesamte Planung hinfällig. Planen Sie deshalb Pufferzeiten. Sollte diese nicht genutzt werden, wäre der richtige Zeitpunkt für eine Kaffeepause oder eine andere, liegen gebliebene Aufgabe.

6. Verplanen Sie nicht mehr als 60 % Ihrer zur Verfügung stehenden Zeit.

Auch das hat damit zu tun, dass Ihre Aufgaben und Termine nicht zu 100 % planbar sind. Im Grunde sind die 40 % die in Punkt 5 genannten Pufferzeiten. Diese Idealwerte sind nicht immer einzuhalten. Selbst, wenn bei Ihnen nur ein Puffer von 10% möglich ist – nutzen Sie ihn.

7. Arbeiten Sie NUR mit einem Planungsinstrument, am besten mit einem Elektronischen, z. B. Outlook.

Was bringt Ihnen Software zur Effizienzsteigerung, wenn Sie davon mehrere nutzen und wieder hin und her wechseln müssen.

Wenn Sie sich für ein Planungsinstrument entschieden haben, bleiben Sie bei diesem. Das kann Outlook sein. Es gibt aber auch andere gute Aufgabenwerkzeuge wie Todoist, Trello oder Planner.

8. Die letzte Tätigkeit des Tages: Den kommenden Tag planen.

Wenn der Tag fast geschafft ist, sollten Sie den nächsten Tag planen. Schieben Sie die nicht erledigten Aufgaben nicht einfach auf den kommen Tag – überprüfen Sie, ob Sie diese Aufgaben nicht in einen Zeitraum legen können, wo Sie zeitlich mehr Luft haben. Das gibt ein gutes Gefühl.

In den nächsten Wochen erfahren Sie 8 goldene Tipps für zeitsparenden Umgang mit E-Mails und 8 goldene Tipps für zeitsparendes Telefonieren.