8 goldene Tipps für zeitsparendes Telefonieren

Telefonate – der Name Ferngespräche sagt besser aus, um was es sich eigentlich handelt – sind (immer noch) ein wichtiger Bestandteil der zwischenmenschlichen Kommunikation. Sie überwinden geografische Grenzen und bringen Menschen auf unterschiedlichen Kontinenten dazu, miteinander zu reden. Manchmal sprechen wir auch nur von Raum zu Raum nebenan per Telefon miteinander, statt persönlich miteinander zu reden.

Telefonieren ist immer noch vorne

Seit dem Siegeszug der Smartphones wird das klassische Telefonat immer häufiger durch die SMS und Messenger-Apps ersetzt, die eine schriftliche Kommunikation zwischen zwei Mobilgeräten ermöglichen. Vor allem die jüngere Generation setzt auf Messenger statt Telefonie. Technisch muss man dem Begriff „Telefonie“ heute auch die sog. Internet-Telefonie hinzurechnen, die wiederum über Software am PC oder Apps angeboten wird.

Schaut man sich eine Studie von Seven-One Media an, liegt die Telefonie in Deutschland über alle Altersgruppen immer noch Platz 1. Je nach Altersgruppe hat das gesprochene Wort gegenüber dem geschriebenen Wort einen höheren oder geringeren Stellenwert. Insgesamt scheint das persönliche Telefonat, egal über welche Leitung und mit welchem Gerät, aber in unserer Gesellschaft immer noch eine Bedeutung zu haben.
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Unsere Tipps für effizientere Geschäftstelefonate

Während man im privaten Alltag gerne mal nur „schnackt“ und eine Stunde Quatschen kein Problem ist, sollten geschäftliche Telefonate eigentlich kurz gehalten werden. Dennoch hat man auch im geschäftlichen Umfeld allzu oft das Gefühl, dass das letzte Telefonat sinnlos, ohne Ergebnis war. Oder man hat das Gefühl, dass man dieses Telefonat in 5 Minuten hätte erledigen können, eine Stunde ist es geworden.

Das muss nicht sein, denn geschäftliche Telefonate sind Arbeitszeit und kosten Geld. Wir haben 8 goldene Regeln aufgestellt, damit Sie zeitsparender telefonieren und Ihre geschäftliche Telefonate effizienter werden.

Regel 1: Wann und wo wollen Sie erreichbar sein?

Klingt banal, ist aber wichtig. Denn ein Geschäftstelefonat in der U-Bahn ist nicht wirklich effizient und sinnvoll. Ein solches im Auto während der Geschäftsreise (mit Freisprecheinrichtung, versteht sich) kann eher sinnvoll sein, auch wenn die Konzentration aufs Fahren und nicht aufs Telefonieren gerichtet sein sollte. Am besten eigenen sich aber Telefonate im Büro oder einem ruhigen Ort, weil Sie sich voll auf den Gesprächspartner und das Telefonat konzentrieren können.

Regel 2: Überlegen Sie vor einem Telefonat, was genau Sie besprechen möchten und was NICHT.

Einfach mal so anrufen und fragen, wie es dem anderen geht, ist im privaten Bereich ok, in der Geschäftswelt aber wenig sinnvoll. Je genauer Sie vorher für sich festlegen, was Sie besprechen wollen, umso schneller sind Sie mit dem Telefonat in der Regel fertig. Machen Sie sich idealerweise schriftliche Notizen.

Regel 3: Legen Sie fest, wie viel Zeit Sie sich für das Telefonat nehmen.

Regel 4: Beachten Sie den Ablauf eines Telefonates.

Der ideale Ablauf eines Telefonats lautet „Begrüßung, Anliegen aufgreifen, Lösung anbieten / „Nein“ sagen, positiver Abschluss“. Versuchen Sie, sich in etwa an diesem Ablauf zu halten. Ich weiß, das gelingt nicht immer.

Regel 5: Dokumentieren Sie das Ergebnis des Telefonates.

Notieren Sie gleich nach dem Telefonat (auf Papier oder digital) die Kernergebnisse, zumindest, wenn es sich um ein wichtiges Telefonat handelte. Wenige Stunden später fallen Ihnen Details vielleicht nicht mehr ein.

Regel 6: Notieren Sie die Aufgaben, die sich aus dem Gespräch ergeben.

Siehe oben.

Regel 7: Terminieren Sie die nächste Kontaktaufnahme.

Regel 8: Führen Sie keine längeren Telefonate, die nicht Ihr Aufgabengebiet betreffen.

Hier wären wir wieder beim „Schnack“ während der Arbeitszeit. Ein Telefonat zu einem Thema, das nicht Ihr Aufgabengebiet betrifft, ist im Grunde wie ein privater „Schnack“, weil es in der Regel keinen Mehrwert bringt. Mal kurz anrufen ist kein Problem, lange Gespräche sollten Sie vermeiden.

Natürlich ist jedes Telefonat anders. Unsere Regeln sollen Ihnen als Leitlinie dienen, um Ihr geschäftliches Telefon-Verhalten zu optimieren.

Wir wünschen viel Erfolg.

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