ABC des Qualitätsmanagements – A wie Audit

Unter einem Audit versteht man einen systematischen, unabhängigen und dokumentierten Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung. Bei diesem Prozess wird ermittelt, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind. Folgende organisatorische Formen von Audits werden unterschieden:

Interne Audits oder so genannte „Erstparteien-Audits“ werden von oder im Namen der Organisation selbst für interne Zwecke durchgeführt und können die Grundlage für die eigene Konformitätserklärung der Organisation bilden.

Externe Audits werden allgemein „Zweit-“ oder „Drittparteien-Audits“ genannt. Zweitparteien-Audits werden von Parteien, die ein Interesse an der Organisation haben (z. B. Kunden) oder von Personen im Namen dieser Parteien durchgeführt. Drittparteien-Audits werden von externen unabhängigen Organisationen durchgeführt. Externe Organisationen bieten die Zertifizierung oder Registrierung der Konformität mit Anforderungen (z. B. den Anforderungen der ISO 9001 und ISO 14001).

Werden Qualitäts- und Umweltmanagementsystem zusammen auditiert, spricht man von einem „kombinierten Audit“. Auditieren zwei oder mehr auditierende Organisationen zusammen eine auditierte Organisation, wird dies „gemeinschaftliches Audit“ genannt.

Audits sind also moderne Tools, mit denen man feststellen kann, ob bestehende Richtlinien und vorgegebene Verfahrensweisen eingehalten werden. Es sollen Schwachstellen aufgezeigt, Verbesserungsmaßnahmen angeregt und deren Wirksamkeit überwacht werden.

Im Qualitätsmanagement unterscheiden wir heute drei Arten von Audits: Produkt-, Verfahrens-/Prozess- und Systemaudit. Diese werden oft unter der Bezeichnung Qualitätsaudit zusammengefasst. Grundsätzlich lassen sich jedoch einige gemeinsame Aufgaben und Auswirkungen von Audits formulieren:

• Überprüfung der Ausführung im Hinblick auf Übereinstimmung mit den festgelegten Produktmerkmalen (Produktaudit).
• Feststellung der Angemessenheit von Richtlinien bzw. Vorschriften und Maßnahmen im Hinblick auf das angestrebte Ziel.
• Begutachtung von Arbeitsbereichen, Tätigkeiten und Abläufen (Verfahrensaudit).
• Beurteilung der erreichten Fortschritte der Qualitätsaktivitäten.
• Förderung der Aufmerksamkeit der Beteiligten bezüglich der Qualitätsanforderungen.
• Förderung der Ständigen Verbesserung.
• Systematische Bewertung des QM-Systems und der Dokumentation.

Voraussetzung für den Erfolg eines Audits ist eine sorgfältige Planung und eine ausreichende Qualifikation der ausführenden Mitarbeiter (Auditoren). Weiterhin ist die konsequente Durchführung durch ein entsprechendes Audit-Team wichtig.

Besonders wichtig ist aber vor allem die wirksame Unterstützung durch das Management, um eine genügende Beachtung der gesamten Maßnahme sicherzustellen. Vor Beginn des eigentlichen Audits sind grundlegende Checklisten zu erarbeiten, nach denen dann vorzugehen ist. Zum Abschluss werden die Ergebnisse in einem Auditbericht dokumentiert, der auch dem Management zugehen sollte.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit, Vollständigkeit und Auswertbarkeit empfiehlt sich die Verwendung von Formblättern. Der Auditbericht ist außerdem Grundlage für die Durchführung von angeregten Verbesserungsmaßnahmen, deren Einhaltung und Wirksamkeit dann wieder auditiert wird.

Weitere Anwendungsbereiche in denen Audits zum Standardinstrumentarium gehören sind die sogenannten 5S-Audits, wo die Umsetzung, Einhaltung, Verbesserung und Wirksamkeit von 5S-Programmen gegen die selbst definierten Vorgaben überprüft werden. Die Auditergebnisse sind in einigen Unternehmen an Prämien für die Mitarbeiter (Teams. TA-Gruppen) gekoppelt, was einen finanziellen Anreiz zur Einhaltung von Ordnung und Sauberkeit in den Arbeitsbereichen beträgt.