Arbeitsabläufe verbessern und Verschwendungen vermeiden

Nur jeder fünfte Mitarbeiter nutzt die Möglichkeiten von Outlook, um sein Tagesgeschäft und die gemeinsame Teamarbeit zu organisieren. Oft werden sogar die auf dem PC oder Mac installierten Programme überhaupt nicht genutzt. Ein Paradebeispiel dafür ist OneNote, ein enorm hilfreiches Tool, um die Zusammenarbeit im Team deutlich effizienter zu gestalten. Laut der „Lean Office“-Studie des Fraunhofer-Instituts sind die Suchzeiten in der Verwaltung enorm hoch. Etwa 30% verschwendeter Arbeitszeit entfällt allein auf das Suchen von Informationen.

Heben Sie den Schatz und schöpfen Sie das Potenzial von Outlook und OneNote aus.

Potenzial „Suchzeiten deutlich verkürzen“

Situation: 

  • Wie finde ich eine bestimmte Mail?
  • Wie finde ich die benötigten Informationen zu einem Vorgang, zu Projekt etc.?

Effizienzpotenzial: 

  • Kategorien und Ansichten in Outlook nutzen
  • Erweitertes Suchen in Outlook nutzen
  • Alte Outlook-Daten in ein Archiv verschieben
  • Team- und/oder Projektinformationen zentral in OneNote führen

Potenzial „Teamrelevante Informationen schnell finden“

Situation:

  • Wo finde ich die relevanten Teaminformationen?
  • Wo finde ich die Ressourcen zu einem bestimmten Projekt?

Effizienzpotenzial: 

  • Notizbücher für Projekte und Teams Zentral in OneNote ablegen (entweder auf freigegebenen Laufwerken, SharePoint-Servern oder in einer Business-Cloud)

Potenzial „Arbeitsaufträge einfach nachverfolgen“

Situation: 

  • Arbeitsaufträge werden oft per Mail, Zettel oder telefonisch verteilt. Eine einfache, unkomplizierte Nachverfolgung ist nur mit viel Aufwand möglich.

Effizienzpotenzial: 

  • Aufgaben und übertragene bzw. übernommene Aufgaben in Outlook nutzen
  • Als verbindliche Vorgehensweise vorgeben

Potenzial „Vertretungen transparent regeln“

Situation:

  • Was ist in Abwesenheit als Vertreter zu tun?
  • Wie und wo kann der Vertreter einfach erkennen, was zu tun ist?

Effizienzpotenzial: 

  • Aufgaben und übertragene Aufgaben als verbindliche Vorgehensweise vorgeben
  • Vertreter hat von seinem Outlook aus direkten Zugriff auf mindestens den Aufgabenordner der Person, die er vertritt. Besser auch noch auf dessen Kalender und Mails.

Potenzial „Unnötige Klicks vermeiden“

Situation: 

  • Es wird viel Zeit dafür aufgewendet, um an die täglich genutzten Ressourcen wie Termine, Aufgaben, Excel-Dateien, PDFs oder Intranetseiten zu gelangen

Effizienzpotential: 

  • Persönliche Verknüpfungsleiste in Outlook erstellen
  • individuelle Linklisten in OneNote hinterlegen (für den eigenen Bedarf, aber auch für Teams)

Eine Reduzierung der Suchzeiten nach digitalen Daten um bis zu 30% und eine Effizienzsteigerung um  bis zu 20% sind der Lohn, wenn Sie diese Themen konsequent im Unternehmen angehen.

Wenn Sie noch viele weitere Praxistipps und Potenziale von Outlook und OneNote kennenlernen wollen, empfehle ich Ihnen unsere offenen Seminare, die Sie natürlich auch als geschlossene Firmenseminare buchen können:

Intelligentes Organisieren mit OneNote und Outlook

OneNote für Teams

Arbeitsabläufe mit Outlook verbessern

Foto: geralt / pixabay / CC0 Public Domain

 

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