Artikelserie: Tools für automatisierte Workflows – heute: IFTTT

Automatisierung ist heute ein fester Bestandteil unserer Industriegesellschaft und begegnet uns überall im Alltag. Der Begriff „Automatisierung“ hat griechische Wurzeln und bedeutet so viel wie „selbsttätiges Handeln“. Automatisierungssysteme sind demnach in der Lage, Aufgaben bzw. Probleme gleichbleibender oder auch wechselnder Art eigenständig zu lösen.

Hierzu einige Beispiele: Sie werfen eine Münze in einen Kaffeeautomaten und wählen per Knopf ihren Lieblingskaffee. Den Rest erledigt die Maschine ganz allein: Der Becher fällt raus, Kaffee, Milch und Zucker – je nach Auswahl in verschiedener Mischung wird eingefüllt und voilà ist Ihr Kaffee fertig.

Sie betreten einen Raum, das Licht geht an und die Heizung oder Lüftung beginnt automatisch anzuarbeiten. Auf Wunsch startet die Musikanlage. Überall begegnet uns Automatisierung, weil sie uns effizienter macht, uns lästige Arbeit abnimmt.

Durch das Internet wurden die Möglichkeiten der Automatisierung um ein Vielfaches größer, weil die elektronischen Geräte (Computer, Smartphone, Tablet, aber auch Haushaltsgeräte) permanent online sind. Wie von Geisterhand führen fremde Systeme – wenn man will – irgendwelche Aufgaben aus. Der Nutzer muss nur einmal festlegen, was der Auslöser sein soll und was dann geschehen soll. Man legt sozusagen „wenn – dann“ Szenarien fest, eigentlich die Grundlage der Programmierung. Der Gipfel des Komforts sind Sprachassistenten wie Alexa, Siri, Google Assistant und Bixby. Sie bekommen den Auslöser für eine Aktion per Sprachbefehl.

Im Englischen heißen die „wenn – dann“ Szenarien „If this than that“. Genauso lautet der Name einer der beliebtesten Cloudlösungen für automatisierte Workflows, die wir heute vorstellen wollen: IFTTT (If this than that). In den kommenden Wochen werden wir noch einige weitere, sehr ähnliche Lösungen vorstellen.

Vielfältigste Wenn-Dann-Verknüpfungen

IFTTT ist einer der führenden Dienstanbieter für die individuelle Verknüpfung von Webanwendungen. FTTT ermöglicht es Benutzern, bedingte Anweisungen nach dem oben beschriebenen Prinzip “If this then that” zu erstellen. Ein festgelegtes „wenn – dann“ Szenario wird bei IFTTT “Applet” genannt.

Der “If”-Teil eines Applets heißt Trigger (Auslöser). Beispiele für einen Trigger sind „Ich wurde auf einem Foto bei Facebook markiert“ oder „Ich habe ein neues Foto mit meinem Smartphone gemacht“ oder „Mir wurde in Trello ein Kärtchen zugewiesen.

Der “That”-Teil eines Applets wird Aktion genannt. Beispiele für Aktionen sind „Sende mir eine Textnachricht“, „Sende das Foto zu meinem Instagram-Profil“ oder „Erstelle eine Aufgabe für mich“.

Unzählige Anwendungen, Apps und Geräte

IFTTT bietet Trigger und Aktionen für mehr als 250 Dienste (Services) an. Darunter sind Social-Media-Plattformen wie Twitter, Foursquare, Facebook, Flickr und Instagram, Anwendungen wie Telegram, Slack, Trello, Todoist und Evernote sowie Cloud-Speicher wie OneDrive, Dropbox und Amazon Cloud. Auch Standard-Apps der beiden führenden mobilen Betriebssysteme Android und iOS wie Fotos, Aufgaben und Kalender sowie neuerdings Geräte wie Sonos, Fitbit, Nest und Amazon Alexa bzw. Google Assistant sind an Bord.

Fertige Applets oder Eigenkreation

Da IFTTT ein offenes und in der Grundausstattung kostenloses Werkzeug ist, nutzen viele hunderttausend Menschen den Dienst und kreieren ihr eigenes Applet. Dieses ist dann auch für andere offen und kostenlos nutzbar – das ist das Prinzip der Sharing-Economy.

Ist bei der vorhandenen Sammlung nicht das richtige Applet dabei, können Sie sich ihr eigenes Applet programmieren. Dazu müssen Sie nur die Seite https://ifttt.com/create aufrufen und den Auslöser für „This“ (Trigger) festlegen. Am Ende noch den Dienst mit dem eigenen jeweiligen Konto verknüpfen, Bedingungen festlegen und fertig.

Danach dasselbe noch einmal mit „That“, also der Aktion tun, und fertig ist das eigene Applet.

Beispiel: Trello – E-Mail

Ich möchte, dass mir eine E-Mail gesendet wird, wenn mir ein Trello ein Kärtchen zugewiesen wird.
Dazu wähle ich Trello als Service im Bereich „That“ aus, entscheide mich für einen konkreten Trigger, verknüpfe den Dienst mit meinem Konto und wähle ein Board aus. Fertig.

 

 

 

 

 

 

 

Dann wähle ich im Bereich „That“ den Service E-Mail aus, legen den konkreten Trigger fest und ergänze ein paar Optionen. Fertig ist das Applet.

 

 

 

 

 

 

 

 

Der Test: Ich lege in den betreffenden Trello-Board ein Kärtchen an und weise es mir zu.

5 Minuten später ist die E-Mail da…

Die Variationsmöglichkeiten von IFTTT für die Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabfolgen (Workflows) sind fast unendlich. Es gibt nur wenig, was es nicht gibt. Und das kann man den Machern vorschlagen. Und eines ist klar, wer so einen Dienst wie IFTTT sinnvoll und clever einsetzt, wird von vielen Routine-Aufgaben entlastet und kann sich wichtigeren Tagesaufgaben widmen.

Wir nutzen IFTTT beispielsweise, um Trello mit dem Aufgabendienst Todoist zu verknüpfen. Viele Aufgaben werden terminlich und thematisch in Trello geplant und einem Mitarbeiter bzw. einer Mitarbeiterin zugewiesen. In diesem Moment erzeugt Trello einen Trigger, der eine neue Aufgabe für den/die Mitarbeiterin in Todoist anlegt – komplett mit Datum, Priorisierung, Detailbeschreibung und Link zum Kärtchen.

Wir nutzen IFTTT ebenfalls dazu, um Fotos und Videos, die eine Mitarbeiterin mit dem Firmen-Smartphone erstellt, sofort in die Firmen-Dropbox zu senden. Dort können die Materialien dann sofort weiter verarbeitet werden.

Ebenfalls gut geeignet: Erinnerungen und Aufgaben, die auf dem iPhone angelegt werden, werden sofort zu Aufgaben in Todoist. Notizen auf dem iPhone werden automatisch als E-Mail versendet.

Mich würde interessieren, ob und wenn ja, welche Workflows Sie mit IFTTT automatisieren.