Die zwei großen Dinge hinter effizientem Arbeiten

Für manche Menschen ist das selbstverständlich, andere tun sich sehr schwer damit, effizient zu arbeiten. Die kleinste Geräuschquelle oder das erste Telefonat bringen sie so aus dem Konzept, dass der ganze Tag durcheinander gerät. Grade in Corona-Zeiten müssen aber viele vom Küchentisch oder mit Kindern im Hintergrund arbeiten. Und auch das ist möglich – wenn man strukturiert an die Arbeit geht.

Zunächst wieder unser Lieblingssatz: Alles ist besser mit einem Plan!

Daher:

1. Ordnung
   Ich weiß, manchen liegt es einfach nicht, seinen Arbeitsplatz dauerhaft in Ordnung zu halten. Aber wenn man viel vor hat, sollte ein ordentlicher Schreibtisch und ein ordentliches Umfeld an erster Stelle stehen. Denn: Tidy Desk, tidy Mind.

   Auch vernünftige Lichtverhältnisse und regelmäßiges Lüften sollten selbstverständlich sein. Besonders in den aktuell teilweise improvisierten (Home)Arbeitsplätzen sollten diese Dinge beachtet werden, damit man effizient den Tag bestreiten kann.

2. Einen Plan machen
   Hier organisiert man alle Aufgaben die am Tag anstehen, inklusive deren Priorisierung.

   Die richtigen „PROs“ planen auf diese Weise schon Montags ihre gesamte Woche. So haben sie einen Überblick über die Dinge, die in den kommenden fünf Tagen abzuarbeiten sind. Diese Aufgaben verteilt man dann auf die einzelnen Tage und priorisiert sie.

   Auch hilft ein solcher Plan sein Arbeitspensum im Blick zu haben. Wenn die Woche einfach schon voll ist und die Aufgaben alle wichtig sind, dann kann man keine weitere Aufgabe mehr annehmen. Wenn man weiß, dass man „voll ist“, dann fällt es einem leichter auch mal „NEIN!“ zu sagen, da man dieses NEIN auch begründen kann. Hat man aber selbst keinen Überblick über die noch anstehenden Aufgaben, so nehmen viele immer mehr Aufgaben an und verzweifeln irgendwann, weil es zeitlich gar nicht zu stemmen ist.

3. Den Grund benennen – warum man diese Aufgabe erledigen muss
   Das klingt nun zunächst einmal merkwürdig, denn einem wurde die Aufgabe ja sicherlich nicht umsonst übertragen – oder etwa doch? Was Kinder immer wissen wollen, nämlich WARUM es so wichtig ist, dieses oder jenes zu tun, sollten wir Erwachsenen auch immer wieder für uns klären. Denn verstehen wir den Sinn hinter einer Aufgabe, erkennen wir auch deren Mehrwert für das Unternehmen und das steigert unsere Effizienz enorm.
4. Sind die Punkte 1 bis 3 geklärt, dann geht es um den Inhalt der Aufgabe, nämlich was das Ziel bei der Lösung dieser Aufgabe ist
   Hier gibt es eine Möglichkeit, wie wir vorgehen können, um dieses Ziel zu definieren:
   Diese nennt sich SMART
   • Specific (spezifisch, klar definiert)
   • Measurable (messbar)
   • Achievable (erreichbar, realistisch)
   • Relevant (für Unternehmen relevant)
   • Timeframe (innerhalb definierter Zeitvorgabe)

Sicherlich benötigt man diese Taktik nicht bei absolut jeder Aufgabe, doch gerade bei größeren oder anspruchsvollen Aufgaben hilft es, sich an diesen fünf Punkten entlang zu hangeln.

5. Ein Punkt, den viele oft vergessen – der Schlauen wiederum heilig ist: Die eigene Gesundheit.

Dazu gehört neben den täglichen regelmäßigen kleineren Pausen auch eine gute Regeneration am Feierabend, Wochenende und im Urlaub.

Wir kennen alle die „Workaholics“, die gefühlt immer arbeiten, andauernd mit Handy und Tablet / Laptop online sind und eigentlich nie ihre Freizeit genießen. Wir alle wissen auch, dass diese Menschen oftmals gesundheitliche Probleme entwickeln, je älter sie werden.
Das Schlimmste ist aber, dass meistens irgendwann „Mittelchen“ von Nöten sind, um die Effizienz bei so einer ständigen Belastung zu halten. Keiner kann natürlich 24/7 gleichermaßen effizient sein, das ist logisch.

Daher ist es wichtig seine eigene Grenze zu kennen und Pausen zu genießen. Manchen hilft es, in der Mittagspause einen kleinen Spaziergang zu machen, andere holen ihr Kind vom Kindergarten ab und essen gemeinsam, bevor es wieder vor den PC geht. Wieder andere gehen joggen. Eine kleine Anekdote: Ein Bekannter gärtnert – seit er im Homeoffice sitzt – jeden Mittag exakt 45 Minuten und ist danach wieder am PC. Sein Garten sah noch nie so gepflegt aus 😉 und ihn entspannt es ungemein.

Effizientes Arbeiten dreht sich also um die zwei großen Punkte ORGANISATION und REGENERATION. Und das lässt sich doch irgendwie trainieren, oder?