Effiziente Datenanalyse mit den Microsofts Powertools Excel PowerPivot und PowerBI

Excel PowerPivot

Die systematische Analyse von internen und externen Daten (kurz als Business Intelligence bezeichnet) ist im Zeitalter der Digitalisierung für fast jedes Unternehmen zu einem sehr wichtigen Thema geworden. Doch die Sammlung, Auswertung und Darstellung der Daten wird immer komplexer, weil immer mehr Daten und Datenquellen zur Verfügung stehen. Was vor einigen Jahren noch leicht mit einer Excel-Tabelle händelbar war, wird heute zur Herausforderung für die IT-Abteilung, die BI-Spezialisten und nicht zuletzt für die Geschäftsführung.

Natürlich gibt es sehr viele verschiedene BI Lösungen auf dem Markt, die alle ein und dasselbe leisten: Die gesammelten Daten so aufbereiten, dass der Chef sie verstehen und daraus Rückschlüsse auf das zukünftige Verhalten des Unternehmens ziehen kann. Daraus könnten sich dann wiederum Wettbewerbsvorteile gegenüber Konkurrenten entwickeln.

Doch Datensammlung und Datenanalyse geht auch mit Werkzeugen, die eigentliche jedes Unternehmen an Bord hat oder kostenlos erwerben kann: Microsoft PowerPivot und PowerBI.

Im Rahmen der Veranstaltungsreihe “Effizienter werden – wettbewerbsfähig bleiben” der team babel AG stellte Dr. Georg Bayer, Vorstand der team babel AG, diese beiden effizienten und mächtigen Werkzeuge in einem Abendvortrag vor.

Excel PowerPivot

Seine Reise in die Welt der Datenanalysen mit Microsoft-Tools begann der Referent mit den klassischen Excel Pivot-Tabellen. Pivot-Tabellen gehören heute zu den Basisfunktionen jedes Tabellenkalkulationsprogramms. Mit ihnen können Daten in Tabellen aufgrund der verwendeten Aggregierung in verdichteter, zusammengefasster Form dargestellt werden. Das führt zwar zu einem Verlust von Details, dem gegenübersteht aber ein großer Zugewinn an Übersichtlichkeit. Mit Hilfe von Pivot-Tabellen sind sehr viele einfache und komplexe Auswertungen großer Datenmengen möglich. Doch die Pivot-Tabellen stoßen schnell an ihre Grenzen, z. B. bei der Zahl der Datensätze. Excel ist nämlich auf 1.048.576 Zeilen beschränkt.

Hier kommt Microsoft PowerPivot für Excel ins Spiel. PowerPivot, so der Referent, ist ein kostenloses Add-In für Excel ab Version 2013, mit dessen Hilfe Sie Millionen von Datenzeilen aus mehreren Datenquellen in eine einzige Excel-Arbeitsmappe importieren, Beziehungen zwischen heterogenen Daten herstellen, berechnete Spalten und Measures mithilfe von Formeln erstellen, Pivot Tabellen und Pivot Charts erstellen und dann die Daten weiter analysieren können.
Um bei dem Vergleich der Datensätze zu bleiben: PowerPivot ist für Datenvolumina von mehreren 10 Millionen Datensätzen ausgelegt und bis zu 100x schneller als die klassische SVERWEIS-Technik in Excel.

Um Daten aus verschiedenen Quellen in PowerPivot importieren und nutzen zu können, benötigen Sie PowerQuery, ein anderes Add-In für Excel. Mit PowerQuery können Sie externe Quellen wie Excel- oder CSV-Dateien, XML-Dateien, SQL Server-Datenbanken und MySQL-Datenbanken, SharePoint-Listen, Microsoft Azure Tabellenspeicher, Microsoft Exchange Server (Outlook) und sogar Webseiten und Facebook „anzapfen“. PowerQuery sorgt also für die Daten und PowerPivot baut diese in einer Tabelle zusammen.

Wenn Sie beide Tools verwenden, um Ihre Daten in Excel zu modellieren, können Sie diese Datenmodelle anschließend mit Microsoft PowerView und Microsoft PowerMap auswerten und visualisieren (ab Excel 2016).

Dr. Bayer zeigte den Teilnehmern bis hierhin nicht nur die Excel Add-Ins, sondern lieferte gleich praktische Beispiele mit dazu. So konnte man sich sofort von dem Zusatznutzen von PowerPivot & Co. ein Bild machen.

Von der Auswertung zur Business Intelligence

Im zweiten Teil des Abends stellt Dr. Bayer dann Microsoft PowerBI vor. Mit Microsoft PowerBI (Business Intelligence) wird die Datenanalyse und -auswertung erst richtig interessant. PowerBI hat im Grunde alle bereits vorgestellten Add-Ins an Bord und bietet zudem die Möglichkeit, Berichte und Auswertungen zu veröffentlichen, auf mobilen Geräten zu bearbeiten und in Teams zu teilen.

Excel PowerPivot

PowerBI besteht aus einer Windows-Desktopanwendung mit dem Namen Power BI Desktop, einem SaaS-Onlinedienst (Software-as-a Service), dem sogenannten PowerBI Dienst, und mobilen PowerBI Apps, die für Windows-Mobiltelefone und -Tablets sowie für iOS- und Android-Geräte zur Verfügung stehen.

Mit PowerBI Desktop erstellen Sie auf Ihrem Desktop-Rechner beliebige Auswertungen, die mit Daten aus verschiedensten Quellen gefüttert werden. Anschließend werden die Daten und Auswertungen in die Cloud-Services PowerBI Dienst geschoben. Dort finden Sie umfangreiche Dashboards und Veröffentlichungsmöglichkeiten z. B. in Ihrem One Drive for Business. Von nun an können Sie auch mit den mobilen Apps auf die Daten und Berichte zugreifen. Dies alles ist aktuell komplett kostenlos. Erst, wenn Sie die Auswertungen und Berichte mit anderen Personen in Ihrem Team oder Unternehmen teilen wollen, müssen Sie ein Office-Abonnement besitzen.

Auch bei PowerBI gelang es Dr. Bayer, mit einer gekonnten Mischung aus theoretischem Wissen und praktischen Beispielen die Teilnehmer dieses Abends von der Vielfalt und dem Nutzen des Microsoft Power Tools zu überzeugen. Durch den Einsatz von PowerPivot mit den anderen Add-Ins oder PowerBI gelingt es Unternehmen, ihre Daten effizienter als mit Standard-Tools zu analysieren und zu verteilen.

Videoauschnitt aus dem Vortrag

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