Effizientes Arbeiten – so geht’s besser

Effizientes Arbeiten

In der heutigen Zeit streben viele nach Perfektion. Besonders in den mittleren und höheren Positionen häuft sich die Arbeit stetig. Diese mit System abzuarbeiten, macht den Stapel selber zwar nicht kleiner, aber man schafft mehr.

Effizientes Arbeiten nennt man das dann…

Doch nicht jeder weiß, wie das genau geht. Während manch einer schon im Kindergarten von Effizienz gesteuert wurde, gerät der andere (besonders Berufseinsteiger) schnell in den bösen Strudel der Aufgaben und sieht sich schon von Selbigen verschluckt. Und wenn dann auch noch im Team gearbeitet wird und dieses gar nicht rund läuft, dann kann das nicht nur frustrierend sein, sondern ein echter Effizienz-Killer.

Besonders im Team sind daher konkrete Absprachen ein absolutes MUSS. Wer übernimmt welche Aufgaben. Wer kümmert sich um dies, wer um das? So vermeidet man doppelte Arbeit, Arbeit die in letzter Sekunde erledigt werden muss und unsaubere Ergebnisse.

Jeder ist anders – und jeder ist anders effizient. Der eine ist um 6 Uhr morgens auf seinem Leistungshoch, der andere erst um 10 Uhr. Unsinnig den 2. um 8 Uhr zur Höchstform zu treiben – logisch. Eins gilt nur: Morgens (wann auch immer unser Morgen startet) sind wir am fittesten und sollten uns die schwierigen und unliebsamen Aufgaben vorknöpfen.

IT-Unterstützung ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Doch nicht jede App, Software etc. ist für jeden gut. Und zu viele Köche verderben bekanntlich den Brei – meint, dass zu viel IT-Hilfe eher unübersichtlich und damit wenig effizient ist.

Viele vergessen tatsächlich eine Pause zu machen, oder arbeiten „durch“ um früher in den Feierabend zu können. Wussten Sie, dass das der totale Produktivitätskiller ist? Und darunter leidet natürlich zu allererst die Effizienz. Man sollte unbedingt! und mehrmals! während seines Arbeitstages Pausen einlegen, sich die Füße vertreten und mal weg vom Hauptarbeitsplatz. Danach geht’s dann produktiv und motiviert weiter.

Ordnung ist das halbe Leben, besonders auf dem Schreibtisch! Also: Aufräumen, ordnen, weiterarbeiten. So behält der Kopf den Durchblick und es arbeitet sich zig Mal effizienter. Versprochen!

Ein „cleanes“ Umfeld hilft aber auch bei der Fokussierung: Wird man andauernd von Pop-ups, Telefonanrufen, Nachrichten auf dem Smartphone usw. abgelenkt, so verwirrt man sein Gehirn massiv. Muss man sich also wirklich konzentrieren, sollte man alles abschalten, was ablenkt. Dann darf auch mal die Bürotüre geschlossen werden, um den netten Kollegen draußen zu halten…

Manchen hilft ein Zeitplan bei der Tagesgestaltung. Besonders denen unter uns, die sich gerne ‚vertüddeln‘: Stellt man also fest, dass man – mal wieder – für eine Aufgabe viel zu viel Zeit investiert hat, so sollte man sich einen Zeitrahmen stecken, indem solche Aufgaben künftig erledigt sein müssen. Das gilt vor allem für Routineaufgaben oder weniger wichtige Aufgaben.

Manchmal hilft es, sich mit 80 % zufrieden zu geben, wussten sie das? Denn nicht jede Aufgabe ‚verdient‘ es, dass man dermaßen viel Zeit in sie investiert, um auf die 100 % zu kommen. Und bevor dann den wichtigen Dingen kaum mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden kann, sollte man sich wirklich überlegen, ob die Kosten-Nutzen-Rechnung aufgeht.

So, nach all den guten Tipps probieren wir das doch nun mal aus!

Bild: © Picture-Factory – Fotolia.com