Ein Wiki als Wissensmanagement in der Arbeitswelt 4.0

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Analog zu Schlagworten wie Digitalisierung und Industrie 4.0 fällt auch immer häufiger der Begriff Arbeiten 4.0. Arbeiten 4.0 hängt eng mit den zuvor genannten Begriffen zusammen und beschreibt die neuen Arbeitsformen und Arbeitsverhältnisse in der digitalen Welt von heute und morgen.

In diesem Zusammenhang wird derzeit wohl am meisten über die Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort diskutiert. Start-Ups leben diese flexiblen Arbeitsweisen bereits. Mit Laptop und Schreibtisch kann heute in vielen Berufen theoretisch von jedem beliebigen Ort auf der Erde im Team oder an einem Projekt gearbeitet werden. Das ist im Grunde genommen ein Vorteil, birgt aber auch nicht unerhebliche Risiken und Schwierigkeiten. Denn viele Dinge, die in klassisch organisierten Unternehmen gewachsen sind und gelebt werden, fallen bei über den Erdball verteilten Mitarbeitern fast völlig weg. Dinge wie Unternehmenskultur, interne Regeln und Arbeitsweisen bis hin zu Team-Besprechungen, Absprachen und den Austausch von Informationen im sogenannten Flurfunk verkümmern, wenn sich nicht aktiv auf einem anderen Weg als bisher darum gekümmert wird.

Die Kommunikation untereinander, der Austausch im Team wird beispielsweise über modernste Videokonferenzsysteme und interne Chat- und Projekträume organisiert. Gemeinsame Arbeit an Dokumenten wird heutzutage über Cloudlösungen realisiert. Doch auch Fragen wie „Wo finde ich den Urlaubsantrag?“, „Wie lautet die offizielle E-Mail Signatur?“ oder „Wie lauter nochmal der Name des neuen Marketingleiters?“ müssen bei Unternehmen, die auf dezentrale Arbeitsmodelle setzen, irgendwie zentral beantwortet werden. Natürlich ist im Chat der Kollege am anderen Ende der Republik schnell gefragt. Was aber, wenn der es auch nicht weiß. Hier wäre ein einfaches, gemeinsam zu pflegendes und von jedem Punkt der Erde aus zu bedienendes System sinnvoll. Eine Möglichkeit wäre ein Wiki.

WikiWiki – schnelles suchen, finden, zusammenarbeiten

Ein Wiki ist eine einfach zu nutzende Online-Plattform für den Austausch von Informationen und Dokumenten. Es genügt ein Browser, um Beiträge zu schreiben, zu editieren oder ganze Dateien ins Wiki einzustellen. Der Name Wiki stammt aus der hawaiischen Sprache und bedeutet »schnell«. Die dortigen Schnellbusse heißen WikiWiki, wobei die Verdoppelung im Hawaiischen für die Steigerung »sehr schnell« steht.

Die Grundidee des Wikis ist das gemeinschaftliche Arbeiten an Texten, ggf. ergänzt durch Fotos oder andere Medien. Dadurch, dass jeder Teilnehmer einfach über den Browser mitwirken kann, gelingt eine kollaborative Sammlung von Wissen. Jeder kann sein Wissen im Wiki ablegen und anderes Wissen ergänzen. Durch das Hinzufügen von Schlagworten und Kategorisierungen wird eine Struktur aufgebaut, die das Recherchieren in dem »konservierten« Wissen einfach macht. Das wohl bekannteste und größte Beispiel ist die freie Online-Enzyklopädie Wikipedia.

Wir von team babel haben das kostenlose Dokuwiki-System, das von der Berliner Cosmocode als Opensource-Projekt vorangetrieben und unterstützt wird, zu einem Unternehmens-Wiki weiterentwickelt. Das als Wiki-Babel bezeichnete System bietet genau die Vorteile, die Unternehmen benötigen, die bereits von der Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort Gebrauch machen.

Vorteil 1: Wiki-Systeme sind bekannt

Besonders jüngeren Menschen, Webworkern und Internet-Begeisterten sind Wiki-Systeme durch die Wikipedia Enzyklopädie bekannt. Einige arbeiten sogar aktiv mit bei der Wikipedia-Community.

Vorteil 2: schlank und Nutzerorientiert

Wiki-Babel ist ein reines Dokumentenmanagement-System, schlank und ohne Schnick-Schnack, einfach zu bedienen und dennoch ausgestattet mit allen notwendigen Funktionen für ein Wissensmanagementsystem. Informationen sind über eine Volltextsuche schnell gefunden, Seiten sind einfach erstellt, verschlagwortet und werden untereinander nur verlinkt.

Vorteil 3: von jedem Punkt der Erde erreichbar

Wiki-Babel ist 100% webbasiert und damit grundsätzlich von jedem Ort aus bedienbar. Jeder Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann sich von überall einloggen und mitarbeiten bzw. Informationen abrufen. Zudem ist das System plattformunabhängig und kommt dadurch dem Konzept „Bring your own device“ entgegen.

Vorteil 4: anpassbar und erweiterbar

Wiki-Babel bietet bereits viele Erweiterungen, Designs und Oberflächen. Durch die Nutzung des Opensource-Systems Dokuwiki sind viele Erweiterungen möglich.

Vorteil 5: Versionsverwaltung und Rechteverwaltung

Wiki-Babel bieten eine ausgefeilte Versionsverwaltung (alle Änderungen werden protokolliert) und Rechteverwaltung.

Führt ein Unternehmen ein Wiki-System z.B. auf Basis von Wiki-Babel ein, so bietet es die Möglichkeit, dass jede(r) Mitarbeiter(in) von dem Wissen anderer Kollegen an anderen Orten profitiert, auf dem gleichen Wissensstand ist und niemand veraltete Informationen nutzt.

Durch die ausgefeilte Benutzerrechteverwaltung ist es möglich, dass die Verwaltung der Strukturen in die Hände von wenigen gelegt wird, während die inhaltliche Pflege auf viele verteilt werden kann.

Urlaubsanträge, Arbeitsanweisen, Organisationsrichtlinien, Telefonlisten und andere für alle wichtigen und gültigen Dokumente und Informationen liegen in der aktuellsten Version immer an der gleichen Stelle (und sind schreibgeschützt). Benötigt ein Mitarbeiter beispielsweise ein Formular, so kann er über den Link im Wiki dieses öffnen, ausdrucken und ausfüllen, jedoch nicht bearbeiten.

Moderne Unternehmen setzen häufig auf demokratische Entscheidungsprozesse, eine offene Vorschlagskultur und Crowdworking. Alle diese Dinge sind mit einem Wiki umsetzbar. Wiki-Babel beispielsweise bietet eine sog. Post-It-Funktion, bei der jede(r) Mitarbeiter(in) Tipps, Ratschläge und allgemein nützliche Gedanken ins Unternehmenswiki eintragen kann, auf die jeder andere Mitarbeiter Zugriff hat.

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