Fünf Tipps für effizienteres Arbeiten

Offenbar ist das Thema „effizienteres Arbeiten“ bzw. die Frage, wie man aus den knappen acht Stunden Arbeitszeit mehr rausholt, ohne irgendwann schlapp zu machen, ein Trendthema. Jedenfalls hat nun auch Welt Online einen interessanten Artikel dazu veröffentlich, in dem Experten fünf Tipps geben.
Hier sind diese fünf Tipps in Kurzform. Wer die Tipps in Gänze lesen mag, besuche bitte www.welt.de.

Tipp 1: Übersicht auf dem Schreibtisch schaffen
Aufräumen, Platz schaffen, alles auf null stellen. Das entspricht den ersten drei Punkten der 5S-Methode:

• Seiri – Sortiere aus. Alles was für die Arbeit an diesem Platz nicht benötigt wird, aussortieren.
• Seiton – Stelle ordentlich hin. Was tatsächlich gebraucht wird, bekommt einen unter ergonomischen Gesichtspunkten ausgesuchten, definierten und gekennzeichneten festen Platz.
• Seiso – Säubere. Der Arbeitsplatz wird von Grund auf gereinigt.

Tipp 2: Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden können
Wer Priorisierungen setzen kann, ist anderen weit voraus. Hierfür gibt es mehrere Methoden.

ABC-Priorisierung
Bei der ABC-Priorisierung werden Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit in eine von drei Kategorien eingeteilt:

• A-Aufgaben sind im Sinne der Zielerreichung sehr wichtige Aufgaben, die auch nur persönlich erledigt werden können.
• B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben, die nicht persönlich erledigt werden müssen – also auch delegieret werden können.
• C-Aufgaben haben an der Zielerreichung den geringsten Anteil, machen aber den größten Teil der Gesamtarbeitsmenge aus. Hier handelt es sich häufig um Routineaufgaben und “Kleinkram”.

Grundsätzlich sollte jedem klar sein, dass zuerst die A-Aufgaben erledigt werden sollten, die B-Aufgaben so weit wie möglich delegiert und die C-Aufgaben nur dann angegangen werden sollten, wenn Zeit von A und B übrig ist. Leider machen viele Menschen den Fehler, für die C-Aufgaben die meiste Zeit zu verwenden. Die ABC-Priorisierung kann Ihnen helfen, ihre Struktur für Ablagen und Aufgabenlisten danach auszurichten. Zum Beispiel, indem Sie einen A, B und C Zettel anlegt. Lesen Sie dazu auch im Weiterbildungsblogger.

Eisenhower-Prinzip
Einen ähnlichen Ansatz verfolgt auch das Eisenhower-Prinzip, das vom amerikanischen General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt wurde. Es handelt sich um eine Mischung aus klassischen Zeitmanagement-Elementen und einer Postkorbübung. Dabei erstellt man eine Matrix mit der Wichtigkeit einer Aufgabe auf der Y-Achse und der Dringlichkeit auf der X-Achse. Die Kategorien lauten demnach dringend und nicht dringend bzw. wichtig und unwichtig.

Pareto-Prinzip
Das 80-20-Prinzip stammt vom italienischen Volkswirt Vilfredo Pareto. Dieser hatte herausgefunden, dass 20 % der Aktivitäten 80 % des Erfolges ausmachen. Daher
• bringen 20 % einer Besprechungszeit 80 % der Ergebnisse und
• sind 20 % der gestellten Aufgaben zu 80 % am Erfolg beteiligt.

Wenn Sie sich also immer zuerst um die 20% der Aufgaben kümmern, haben Sie das meiste geschafft.

Tipp 3: Sich für Unangenehmes belohnen
Ein alter Trick aus der Psychologie, um die “Aufschieberitis” zu bekämpfen. Man hat ein positives Ziel, das über einen steinigen Weg erreicht wird.

Tipp 4: Nicht für alles verantwortlich fühlen
Es gibt Menschen, die sich einfach für alles verantwortlich fühlen. Wird dies für andere zur Selbstverständlichkeit, so wird es eng.
Machen Sie sich eine Liste mit Dingen, die Sie in Zukunft nicht mehr übernehmen möchten. Beim nächsten Mal erinnern Sie sich daran und sagen nicht „Ja“.

Tipp 5: Multitasking vermeiden
Man sagt, Männer sind nicht Multitasking-fähig, Frauen wohl. Das ist natürlich Quatsch. In Wirklichkeit ist Multitasking gar nicht sinnvoll, zumindest nicht im Büro. Wer zeitgleich telefoniert, Mails liest oder schreibt, macht beides nicht mit voller Konzentration.

Haben Sie weitere Tipps für mehr Effizient beim Arbeiten? Wir greifen sie gerne auf.

Fotos:

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Eisenhower-Prinzip: wikipedia.org