Kanban für Projekte – Trello

Kanban ist eine sehr beliebte Methode der Produktionsprozesssteuerung. Der Begriff entstammt dem Japanischen, bedeutet wörtlich „Karte” und bezeichnet die Identifizierungskarte, die sich bei jedem Endprodukt, jeder Baugruppe und jedem Einzelteil, das im Betrieb verwendet wird, befindet.

Der Kanban hat zwei Funktionen:
(1) Wird das entsprechende Teil in einer Produktionsstufe verbraucht, dient der Kanban als Bestellkarte, mit der die vorgelagerte Produktionsstufe zur erneuten Herstellung dieses Teils veranlasst wird.
(2) Für das neu produzierte Teil dient der Kanban wieder als Identifikationskarte. Durch das Kanban-System werden jeweils zwei benachbarte Produktionsstufen zu einem Regelkreis verbunden. Das Kanban-System beruht auf dem Hol-Prinzip (Holsystem). Nur wenn eine Produktionsstufe „Nachfrage” entfaltet, wird auf der vorgelagerten Stufe produziert.

Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon

Das Vorgehen orientiert sich also ausschließlich am tatsächlichen Verbrauch von Materialien am Bereitstell- und Verbrauchsort. Kanban ermöglicht eine Reduktion der lokalen Bestände von Vorprodukten in und nahe der Produktion, die dort in Produkten der nächsten Integrationsstufe verbaut werden.

Doch das Kanban-Prinzip gibt es nicht nur in der Produktion. Die Methode wird ähnlich auch in der Softwareentwicklung oder sogar im Projektmanagement eingesetzt.

Ein beliebtes Tool, das dazu eingesetzt wird, ist Trello. Trello ist ein visuelles, plattformübergreifendes Organisationstool oder ganz einfach eine Online-Pinnwand. Nach dem Erstellen eines kostenlosen Kontos kann man sich sogenannte Boards, also virtuelle Tafeln anlegen. In jedem Board gibt es Listen, das sind Spalten, in die z.B. verschiedene Phasen eines Projekts eingetragen werden. In jede Liste kann man anschließen Kärtchen (Kanban) mit einzelnen Aufgaben oder Projektdetails anlegen.

Muster eines Trello Boards

Mitglieder, Labels, Checklisten, Fristen, Anhänge

Um eine Struktur in das Board, die Listen und Karten zu bekommen, bietet Trello sogenannte Labels. Dabei können bestimmte Bereiche eines Projekts z.B. mit unterschiedlichen Farben gekennzeichnet werden. Oder verschiedene Abteilungen, die an einem Projekt beteiligt sind, erhalten verschiedene Farben. Selbst die kostenlose Version von Trello ist teamfähig, es können also mehrere Personen an einem Board mitwirken und Aufgaben erhalten. Jede Karte kann einem Teammitglied zugeordnet werden.

Zudem können Fristen Tag-genau zugewiesen, Checklisten in jedem Kärtchen angelegt und Anhänge hinzugefügt werden. Über Checklisten kann z.B. der Status eines Kärtchens innerhalb einer Liste abgebildet werden. Und jede Karte hat eine Kommentarfunktion sowie ein Aktivtätenprotokoll, das jede Veränderung erfasst. So sieht jedes Teammitglied, wer was an einem Kärtchen verändert hat.

Detailansicht eines Kärtchens

Hat ein Kärtchen eine Phase durchlaufen, kann es per Drag & Drop in die nächste Liste, sprich Phase geschoben werden.

Wichtig ist, dass jedes Teammitglied per Benachrichtigung in Trello oder per E-Mail darüber informiert wird, wenn z.B. neue Kärtchen angelegt, Kärtchen verschoben oder Kommentare hinterlegt wurden. Diese Benachrichtigungsfunktion kann man auch abstellen.

Kalender statt Board

Jedes Board kann auch als Kalender dargestellt werden. So sieht der Nutzer, welche Aufgabe / welches Kärtchen wann fällig ist. Dieser Kalender kann mit Leseberechtigungen per iCal-Funktion auch in einen Outlook oder Google-Kalender eingebunden werden.

Zusätzliche Funktionen (Power-Ups) und Extensions

Trello bietet eine Vielzahl an zusätzlichen Funktionen. Hierzu zählen z.B. die Einbindung von Cloud-Speichern wie Dropbox oder Google Drive, die Verknüpfung mit Evernote oder die Einbindung von Salesforce, Twitter und des Online-Meeting-Tools join.me. Einige Funktionen sind allerdings nur in der kostenpflichtigen Variante verfügbar.

Zudem gibt es ein Add-In für Outlook, über das E-Mails sofort per Klick zu Kärtchen gemacht werden können. Und eine Extension z.B. für den Google Chrome macht eine Webseite mit einem Klick zu einem Kärtchen.

Weitere Funktionen finden Sie unter https://blog.trello.com/

Kosten

Trello ist in der beschriebenen Grundform kostenlos. Wie lange das so bleibt, ist offen. Trello wurde vor einiger Zeit von Atlassian gekauft, so dass es durchaus möglich wäre, dass das Tool irgendwann komplett Geld kostet.

Neben der kostenfreien Version, die eigentlich völlig reicht, gibt es noch kostenpflichtige Funktionen Trello Gold. Der Vorteil: Man kann eigene Hintergrundbilder für die Pinnwände anlegen und das Board somit an das Corporate Design anpassen. Zudem gibt es gespeicherte Suchen und Sticker (kleine Bildchen).

Plattformen

Trello ist als Webversion in allen Browsern nutzbar, zudem gibt es Apps für Android und iOS. Man kann also von überall auf das Board zugreifen, Änderungen werden sofort synchronisiert.

Zusammenfassung

Trello ist ein kostenloses Werkzeug, um das Kanban Prinzip auf eine Weboberfläche zu bekommen und Projekte und Prozesse damit abzubilden. Das Tool ist einfach, genial und macht Teams effizienter.