Office 365 kennen, verstehen und richtig nutzen

In einem Fachvortrag am vergangenen Dienstag in Aachen stellte unser Office Experte Helmut Gräfen anwesenden Vertretern regionaler Unternehmen die Microsoft-Lösung Office 365 vor.

Microsoft Office 365 wird häufig als die Cloud-Variante der bewährten Office-Programme, ergänzt um zahlreiche Online-Dienste und Office-Webanwendungen angesehen. Doch das gesamte Office 365-Universum ist deutlich umfangreicher und liefert viele Funktionen für die Zusammenarbeit, den Datenaustausch und die Kommunikation.
Mit Werkzeugen wie Lync, in neuer Version als “Skype for Business” bekannt, SharePoint Online, OneDrive for Business und deren Zusammenspiel mit den bekannten Office-Programmen Word, Excel, Powerpoint und Outlook bietet Microsoft eine komplette Business-Ausstattung zum effizienten Arbeiten, auch unterwegs.

Helmut Gräfen ging zunächst auf die Grundlagen von Office 365 ein: Dazu gehörten die Bestandteile, Pläne und Funktionen. Dabei machte er deutlich, dass sich die Nutzer von dem früheren Denken des Softwarekaufs verabschieden müssen. Office 365 ist eine Kombination aus Online-Diensten, Software und Cloud-Speicher, die über unterschiedliche Modelle gemietet werden können. Microsoft nennt die Mietmodelle „Pläne“.

Office-365-Uebersicht-kompakt
(Quelle: Microsoft)

Im Gegensatz zu den installierbaren Office Desktop-Versionen können die Office Online-Apps bereits kostenlos mit einem kostenfreien Microsoft-Konto genutzt werden. Office Online-Apps sind Cloud-Lösungen, die keiner Installation bedürfen, in ihren Funktionen im Vergleich zu den Office-Programmen allerdings stark eingeschränkt sind. Die Online-Apps sind browserbasiert und daher auf jeder Plattform (Windows, Mac, Android, iOS, Windows Mobile) und jedem Gerät (PC, Smartphone, Tablet) nutzbar.

Bei den Plänen für Office 365 unterscheidet Microsoft zwischen Plänen für Privatpersonen und Unternehmen.

Während bei den beiden privaten Plänen Office 365 Home und Office 365 Personal die installierbaren Versionen von Office für PC/Mac (aktuell Office 2016) stets inbegriffen sind, bieten die Business-Pläne sehr unterschiedliche Ausstattungsvarianten mit oder ohne Office als Desktop-Lösung, mit oder ohne Exchange (E-Mail und Kalender), mit oder ohne Skype for Business (Messaging) und mit oder ohne SharePoint (Dokumentenmanagement). Lediglich der Cloud-Speicher mit 1 TB Größe ist allen Plänen (privat und Business) gemein.

Generell gilt: Je umfangreicher die Pläne ausgestattet sind, umso teurer sind sie. Die Ausstattung und Preise der Business-Pläne finden Sie hier https://products.office.com/de-de/business/compare-office-365-for-business-plans

Neben OneDrive for Business gibt es bei den Business-Plänen noch Microsoft SharePoint.

Microsoft erklärt den Unterschied zwischen OneDrive for Business und SharePoint selbst so:

„OneDrive for Business ist ein Speicherort, an dem Sie Dateien von Ihrem Computer in der Cloud speichern und von beliebigen Geräten aus auf sie zugreifen oder sie für andere freigeben können. 

Eine SharePoint-Teamwebsite ist ein Speicherort, an dem Benutzer an Dateien, Dokumenten und Ideen zusammenarbeiten können. Er wird eingerichtet, um die Zwei-Wege-Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu erleichtern. SharePoint bietet eine vollständige Palette von Dokumentbibliotheken, Aufgabenlisten, Kalendern, Workflows, Wikis und anderen Features, die einem Team bei der Kommunikation und Zusammenarbeit helfen.

Sowohl bei OneDrive for Business als auch einer SharePoint-Teamwebsite sind Ihre Dateien in der Cloud gespeichert. Sie können entweder OneDrive for Business oder SharePoint auf Ihren Computer synchronisieren.“

Im Verlauf des Abends ging der Referent auch auf die für Unternehmen wichtigen Fragen zu Verfügbarkeit, Datensicherheit und Datenschutz ein. Microsoft verspricht hier eine Verfügbarkeit von 99,9% und bietet Datensicherungen in der Cloud. Was den Datenschutz angeht, so gilt bereits jetzt EU-Recht, weil die Server in Europa in Dublin und Amsterdam stehen. Im Laufe des 1. Quartals 2017 können Unternehmen auch Serverstandorte in Deutschland buchen. Diese werden von T-Systems als Treuhänder betreut, Microsoft hat weder Zugriff auf die Daten noch auf die Rechenzentren.

Gegen Ende des Abendvortrags zeigte Helmut Gräfen am Beispiel von OneNote und SharePoint-Teamwebsite bzw. Office 365 Gruppen, wie Dateiablage, Nutzung in verschiedenen Programmen und Zusammenarbeit im Team praktisch funktioniert.

Über die Veranstaltungsreihe “Effizienter werden – wettbewerbsfähig bleiben”

Qualität und Effizienz hat viele Facetten und viele Wege, um sie zu verbessern. Das QM-Beratungshaus team babel AG aus Aachen hat deshalb eine ganze Veranstaltungsreihe ins Leben gerufen, in der verschiedene Bereiche und Themen zum Thema Qualität und Effizienz theoretisch und praktisch beleuchtet und diskutiert werden.

„Aus der Praxis für die Praxis“ ist in dieser Veranstaltungsreihe keine leere Phrase, sondern Programm. Denn neben einem kurzen Impulsvortrag steht bei jedem Termin ein praktischer Anwender im Fokus, der aus seiner eigenen Erfahrung zeigt, wie was gelingt und wo die Stolpersteine liegen.

Jede Veranstaltung dauert ca. 2 Stunden, die Teilnahme ist kostenlos. Veranstaltungsort ist immer Gebäude SuperC an der RWTH Aachen.

Jeder Firmeninhaber, Geschäftsführer, Personalleiter und Abteilungsleiter sowie jeder QM-Beauftragter, der sich für die Themen Qualität und effizienteres Arbeiten interessiert, findet hier viele Tipps und Anregungen.

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