OneNote – der Teamplayer im Firmennetz oder in der Cloud
Zum Thema Effizienz gehört unweigerlich auch die effizientere Zusammenarbeit im Team. Im Kern geht es darum, wichtige (und weniger wichtige) Informationen zentral zu sammeln, zu organisieren und für mehrere Personen zugänglich zu machen.
Post-it-Aufkleber am Monitor oder wichtige Dokumente und Notizen auf der lokalen Festplatte des eigenen PCs gehören leider immer noch zum Arbeitsalltag in vielen Unternehmen. Das muss nicht sein, sagt Helmut Gräfen von der team babel AG. In seinem Vortrag „OneNote – der Teamplayer im Firmennetz oder in der Cloud“ erklärte er den Teilnehmern, wie sie mit der Software Microsoft OneNote effizienter werden.
OneNote gehört seit vielen Jahren zur Standardausstattung der Microsoft Office-Suite und bietet viele nützliche Funktionen für die Organisation und Bereitstellung von Informationen für viele Personen/Teams.
Kernelemente von OneNote sind Notizbücher mit Abschnitten und Seiten (ähnlich einem echten Notizbuch), die in einem Firmennetzwerk oder in der Cloud für andere freigegeben werden können. Egal, auf welchem Gerät, egal auf welchem Betriebssystem, jeder kann auf freigegebene Notizbücher zugreifen, darin arbeiten und eigene Gedanken hinzufügen. Dank der automatischen Synchronisation von OneNote haben alle Teammitglieder ohne Zeitverzögerung die benötigten Daten zur Hand.
OneNote kann Projekthandbücher, Notizen, Checklisten, Linklisten, Bilder, Screenshots, Voice-Memos, Protokolle, Videos und allerhand mehr aufnehmen. Jeder im Unternehmen profitiert von der Nutzung.
Elemente in OneNote
Helmut Gräfen stellte in seinem Vortrag zunächst OneNote in seinem vollen Funktionsspektrum vor und erklärte den Anwesenden, wie einfach die Freigabe und das Teilen von Notizbüchern mit anderen – selbst mit Personen außerhalb des Unternehmens – funktionieren.
Helmut Gräfen erklärt OneNote
Seine volle Leistungsfähigkeit spielt OneNote bei der Verwendung mit der Microsoft-eigenen Cloud OneDrive und OneDrive for Business aus. Hier werden alle Notizbücher unmittelbar nach der Bearbeitung über die Cloud mit anderen Rechnern, Tablets oder Smartphones synchronisiert.
Bei der Verwendung in einem lokalen Netzwerk können sämtliche Personen mit Zugriffberechtigungen auf dieses Netzlaufwerk mit und in den Notizbüchern arbeiten.
Im Anschluss an die theoretische Einführung in OneNote zeigte der Referent am Beispiel seiner eigenen OneNote-Installation, wie Notizbücher sinnvoll angelegt, strukturiert, mit Inhalt gefüllt werden und geteilt werden.
Wichtig ist, so Gräfen, dass man sich VOR dem Anlegen von Notizbüchern Gedanken zur Struktur macht. Welche Inhalte sollen in welche Notizbücher, Abschnitte und Seiten? Wer soll welche Notizbücher sehen und bearbeiten können?
Dass OneNote nach langem Dornröschenschlaf so langsam in den Fokus der Unternehmen rückt, zeigten die große Resonanz und die vielen Fragen, die Helmut Gräfen während und nach dem Vortrag beantworten musste.
