Outlook-Tipps für einen entspannten Büroalltag

Wir alle hassen sie – die Tage an denen man gefühlt 500 E-Mails beantworten muss und gar nicht mehr zu seiner eigentlichen Arbeit kommt. Mit ein paar guten Tipps für effizientes Zeitmanagement mit Outlook lassen sich solche Stressfallen ganz einfach vermeiden. Wir verraten euch wie.

Erst mal ordnen

Ein bisschen Zeit muss man sich nehmen, um die eingetroffenen Mails zu kategorisieren. Aber danach wird es einfacher. Macht mit euch selbst einen festen Termin aus, zum Beispiel immer morgens von acht bis halb neun. In dieser Zeit ordnet ihr eure Mails nach der Wichtigkeit (normal, hoch, niedrig). Löscht unwichtige Mails sofort, beantwortet oder bearbeitet Kleinigkeiten (Arbeitsaufwand 5-10 Minuten) dann direkt, legt Mails für die Ablage (zur Kenntnis) ab und verwandelt alles andere in terminierte Aufgaben oder Termine. Dann schaltet ihr eure Desktopbenachrichtigung ab und lest für mindestens zwei Stunden keine Mails mehr. So habt ihr nichts unbearbeitet gelassen, aber erst mal ein Zeitfenster fürs Arbeiten. Das macht den Kopf frei und gibt euch das gute Gefühl eines funktionierenden Workflows.

Aufgaben gezielt nutzen

E-Mails, die nicht mal eben so bearbeitet sind, verwandelt man mit ein paar Klicks in eine Aufgabe. Das Schöne an einer solchen Aufgabe ist, dass man automatisch daran erinnert wird, wenn man sie terminiert. Man zieht die Mail mit Drag and Drop in den entsprechenden Ordner, vergibt einen Zeitpunkt der Erledigung, hängt erforderliche Dokumente an, priorisiert und lässt sich zu einem selbst gewählten Zeitpunkt an die Aufgabe erinnern. So kann nichts untergehen und alles wird zum richtigen Zeitpunkt erledigt. Versieht man Arbeitsaufträge mit automatischer Nachverfolgung, behält man den Überblick darüber, wie der Stand der Dinge ist.

Alles vorbereitet für den Urlaub

Geht ihr in den Urlaub, könnt ihr unfertige Aufgaben ganz easy an eure Vertretung übergeben, durch eine Bestätigung bekommt ihr automatisch Bescheid, dass jemand sich kümmert. Hier bringt auch wieder das Anhängen von Dateien viel, so hat eure Vertretung alles beisammen, vor allem, wenn ihr den Status quo eintragt. Auch andere Abwesenheiten lassen sich in Outlook effizient managen, indem die Vertretung berechtigt wird, auf einzelne eigene Ordner zuzugreifen. Für einen eventuellen Krankheitsfall lässt sich dies mit Stellvertreterrechten kombinieren. So läuft der Betrieb reibungslos weiter.

Ablage mit Konzept

Superhilfreich sind auch strukturierte und automatisierte Ablagekonzepte. Eine ordentliche Ordnerstruktur hilft extrem weiter, ebenso können Regeln das Büroleben erleichtern. So werden Kategorien automatisch zugewiesen oder Unwichtiges bzw. nicht Dringendes ohne Zutun in die entsprechenden Ordner verschoben. Für eine bessere Übersicht lassen sich die Kategorien farblich bestimmen und anpassen, so behaltet ihr ganz leicht den Überblick.

Termine und Besprechungen lieben Disziplin

Werden Termine konsequent eingetragen und gepflegt, wird sehr leicht transparent, wer wann erreichbar ist. Besprechungsanfragen die richtiggestellt und entsprechend beantwortet werden, nehmen dir hier viel Arbeit ab, tragen automatisiert Termine bei allen Beteiligten und sorgen für einen sauberen, transparenten Workflow bei allen Teilnehmern. Und noch ein kleiner Tipp: Mit einem Klick auf dein Postfach siehst du auf einen Blick alle Aufgaben, Termine und Mails. So geordnet fängt der Tag doch dann viel entspannter an, oder?

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