Praxisvortrag erklärt, warum ein leerer Schreibtisch immer besser ist als ein voller

Eigentlich ist es ganz einfach. Ein leerer Schreibtisch bedeutet, dass man keine Arbeit mehr zu tun hat und nach Hause gehen kann. Doch das ist nicht das, was Helmut Gräfen von der team babel AG in seinem Vortrag „Vom Volltischler zum Leertischler – wie straffe ich meine Büroorganisation“ sagen wollte.

Vielmehr wollte er den  Teilnehmern des Vortrags zeigen, warum uns ein aufgeräumter, leerer und sauberer Schreibtisch effizienter macht.
Schließlich haben Studien ergeben, dass wir 10% unserer Arbeitszeit mit der Suche von Dingen, von Dokumenten und Dateien verschwenden.

Der Referent Helmut Gräfen hat seinem Publikum die 5S-Methode vorgestellt. Sie ist die Grundlage einer effizienteren Arbeitsweise. Die 5S sind die Anfangsbuchstaben „S“ der japanischen Bezeichnungen Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke (vgl.Wikipedia). Sie werden im Deutschen mit Selektieren, Sortieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin übersetzt.

Es geht im Grunde darum, den Arbeitsplatz ordentlich und sauber zu halten, Standards für Ablage und Arbeitsprozesse zu entwickeln und dieses auch beizubehalten. Das 5S kommt ursprünglich aus der Produktion, lässt sich aber wunderbar auf den Schreibtisch übertragen.

Entrümpeln Sie also mal ordentlich, legen Sie Ordner, Hefter und andere Systematiken an und legen Sie die behaltenen Dinge dort ab. Am Ende sollten nur noch die Dingen auf dem Schreibtisch stehen, die täglich genutzt werden.

Beim Punkt Standardisieren helfen Checklisten und Regeln, die Sie ab sofort einhalten wollen. Oftmals werden solche Regeln in Unternehmen in offiziellen Handbüchern oder Wikis hinterlegt.

Im zweiten Teil des Vortrags zeigte Helmut Gräfen dann an Beispielen, wie man Standards einführen kann, z.B. bei Ordnersystemen, bei Dateisystemen auf dem Server und bei E-Mails in Outlook. So wurde das Wiki-Babel System als Beispiel für ein Wissensmanagement und QM-System genannt und One Note als Software zur digitalen Ablage von Notizen, Ideen, Gedanken, Voice-Memos etc.
Zwischendurch machte er mehrere Tests mit den Teilnehmern, die alle zeigen, dass Aufräumen und Standardisieren wirklich schneller denken und arbeiten lässt.

Das Fazit am Ende war nicht überraschend: Alle Teilnehmer des Abends waren sehr beeindruckt und hatten sich vorgenommen, direkt oder demnächst 5S an ihrem Arbeitsplatz umzusetzen. Obwohl fast alle wussten, dass im Aufräumen, Säubern, Sortieren und Standardisieren viel Potenzial steckt, hatten die wenigsten es bisher praktisch umgesetzt. Damit war die Mission des Abends erfüllt.

Der Vortrag „Vom Volltischler zum Leertischler – wie straffe ich meine Büroorganisation“ ist Teil einer ganzen Vortragsreihe zum Leitthema “Effizienter werden – wettbewerbsfähig bleiben”. Die Teilnahme ist stets kostenlos. Veranstaltungsort ist immer das SuperC an der RWTH Aachen, jeder Vortrag findet von 17 bis 19 Uhr statt.

Weitere Informationen zu den einzelnen Veranstaltungen sowie eine Anmeldemöglichkeit finden Interessenten unter http://www.babel-beratung.de.

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