Schritt für Schritt zu mehr Effizienz im Büro

Kennen Sie das? Ein Kollege kommt herein und fragt, ob er „mal eben den Bericht von letztem Monat haben kann“ und sie fangen an zu suchen? Irgendwann fängt es Ihnen an unangenehm zu werden, denn der Kollege steht immer noch in der Türe. Nun versprechen Sie ihm, den Bericht per E-Mail zuzusenden. Jetzt gibt es zwei Typen: Zum einen die, die das nicht weiter stört und die, die sich über sich selber ärgern und denken, daran müsste man etwas ändern.

Nun – vermutlich gehören Sie zu den Menschen, denen Ordnung halten nicht sehr leicht von der Hand geht und die mit dem Erstellen einer Ordnungsstruktur ihre Probleme haben. Was privat völlig okay ist, ist im Beruf eher hinderlich. Es kostet nicht nur Zeit – die bekanntlich ja Geld kostet – sondern unterbricht auch immer wieder den Arbeitsflow und das hemmt die Effizienz enorm.

Kaizen

Schaut man über die Grenzen nach Japan, so fiel Anfang der 90er Jahre auf, dass dort Autos 20 Prozent schneller, 20 Prozent billiger und 20 Prozent besser hergestellt wurden als sonst irgendwo auf der Welt. Kaizen nennen die Japaner ihre Arbeitsmoral – was nichts anderes als positive Lebenseinstellung mit dem Ziel der stetigen Verbesserung bedeutet.

Die Japaner unterwerfen sich also keiner, von jemand anderem ausgearbeiteten Qualitätsstrategie, sondern jeder für sich versucht das Beste aus sich herauszuholen und beim Erkennen von Schwierigkeiten seine Strategie anzupassen. So arbeiten Mitarbeiter effizienter statt härter: work smarter, not harder. Und dass dieses Konzept funktioniert haben uns die Japaner bewiesen.

Von der Fertigung ins Büro

Was damals etabliert wurde, um Fertigungen effizienter zu gestalten, wurde mittlerweile auch in die Büros gebracht. Denn auch wenn es hier nicht um eine stetige Überproduktion, unnötige Bewegungen oder zu große Lagerbestände geht, so ist eine gute Büroorganisation entscheidend für eine effiziente Arbeit im Büro.

Schritt 1 ist hier natürlich die Sauberkeit und Ordnung des Büros. Nur so kann qualitative Arbeit erfolgen. Schritt 2 ist so simpel wie logisch: Standardisierung. Und zwar sollte es Standards für Arbeitsabläufe, Formulare und die Ablage geben. In Schritt 3 können nun grundlegende Dinge angepasst werden.Hier geht es darum, beispielsweise zu komplizierte Arbeitsschritte zu vereinfachen. Diese kommen nach Einführung von Ordnung und Standardisierung an Licht. Der letzte und 4. Schritt macht die Mitarbeiter zu Mitunternehmern. Die ausführenden Kräfte wissen am besten, wo es noch hakt. Gibt man seinen Mitarbeitern mehr Handlungsspielraum, können Sie selber fehlerhafte Schritte anpassen.

Wieso?

Wenn Sie nun denken „Wieso sollte ich etwas verändern – es hat bisher doch so funktioniert und der Chef hat sich nicht beschwert?!“, so denken Sie doch einmal nach, wie ärgerlich es oftmals ist, wenn ihr Kollege krank wird und Sie seine Arbeiten zwangsläufig übernehmen müssen. Wie einfach wäre dies, wenn es genau die gleiche Ablage pflegt wie Sie? Wenn er die gleichen virtuellen Ordnerstrukturen hat? Wenn Sie „auf einen Klick oder eine Griff“ all die Unterlagen finden, die Sie benötigen? Das wäre doch praktisch. Auch wären die Zeiten vorbei, wo vor Urlauben lange Übergaben gemacht werden müssen – denn alles ist standardisiert und identisch abgelegt.

Das ist doch mal eine Überlegung wert…

Foto: pixabay / geralt / CC0 Public Domain

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