Slack – ein potenzieller E-Mail Killer!?

Die E-Mail ist in unserer digitalen Welt immer noch eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Auch wenn Messenger-Dienste im privaten Bereich – vor allem bei den jüngeren Nutzern – die E-Mail fast ersetzt hat, so ist die elektronische Post im geschäftlichen Umfeld unverzichtbar, um Dokumente, Informationen, Termineinladungen, Absprachen etc. zu versenden.

Doch leider hat die E-Mail auch eine Kehrseite. Wenn Beteiligte zu viele E-Mails hin- und her senden, wird der Gesprächsverlauf unübersichtlich. Die Anbieter der E-Mail Softwarelösungen arbeiten mit neuen Darstellungen der Gesprächsverläufe dagegen. Trotzdem quillt der Posteingang in Outlook & Co. über mit unwichtigen E-Mails, die im Rahmen einer Korrespondenz versendet wurden. Hier geht es nicht einmal um die ungewollten SPAM Nachrichten, sondern um E-Mails mit Inhalten wie „Vielen Dank für die Übersendung“ und „…gerne“ oder „Haben Sie das gelesen?“ und „Ja“ und dann „Und was sagen Sie dazu?“. Das sind drei E-Mails!

Ein weiteres Manko ist die Wiederauffindbarkeit von Anhängen und bestimmten Informationen. Hier soll die Volltextsuche im E-Mail Client helfen. Aber mal ehrlich: Wie oft haben Sie trotzdem eine bestimmte Information in Outlook gesucht, die in einer einzigen E-Mail von vor drei Wochen steckt? Wie oft haben Sie den Absender gefragt „Wann haben Sie die gesendet?“?

Und noch ein Negativpunkt macht die E-Mail nicht immer geeignet für Korrespondenz in Teams: der Betreff. Sendet der eine E-Mail mit Betreff „Meetingprotokoll“, antwortet der nächste mit einem Inhalt zum nächsten Meeting und einem Betreff „AW: Meetingprotokoll“. Der dritte schreibt eine Antwort zum nächsten Meeting im kommenden Monat und schon ist der immer laufende Betreff völlig falsch.

Leidig sind auch die E-Mails an all@domain.de, also große Verteiler. Es bekommen sehr viele Empfänger die gleiche Nachricht, alle antworten wieder an alle und der Posteingang qualmt.

Hier sind andere Lösungen viel besser, zum Beispiel Slack. Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst des US-amerikanischen Unternehmens Slack Technologies zur Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen. Der Name „Slack“ ist ein Akronym und bedeutet „Searchable Log of All Conversation and Knowledge“.

Damit ist eigentlich schon genau beschrieben, um was es geht: Slack erlaubt, Nachrichten auszutauschen, mit Einzelpersonen oder in einer Gruppe zu chatten sowie gemeinsam Dokumente zu bearbeiten. Andere Online-Dienste wie Dropbox, Google Drive oder GitHub lassen sich in Slack integrieren. Zusätzlich zur Webanwendung gibt es Clients für die Betriebssysteme Windows, macOS, Linux, Android und iOS.

Slack ist in einer Version mit begrenzten Funktionen kostenlos nutzbar und darüber hinaus über ein monatliches Entgelt je Benutzer ab 8 US-Dollar. Nach Unternehmensangaben nutzten 2016 bereits 2,3 Millionen Nutzer den Dienst, davon 675.000 zahlende Kunden.

Für mich ist Slack ein Chatprogramm, bei dem Gespräche in beliebig strukturierten Kanälen mit mehreren Personen ablaufen. Notwendige Dateien können vom Rechner oder verschiedenen Cloud-Speichern hochgeladen werden, wobei die Originaldatei immer auf dem Quell-Server bleibt und bei Veränderung in Slack dort synchronisiert wird.

Die Grundlage ist ein sog. Workspace, eine Arbeitsumgebung, in die Mitglieder vom Gründer des Workspaces eingeladen werden müssen. Es gibt auch die Option, Mitglieder mit einer autorisierten Domain (z. B. einer Unternehmensdomain) in der E-Mail-Adresse automatisch den Zutritt zu gewähren.

In dem Workspace können beliebig viele Channels angelegt werden, die wie Chaträume funktionieren. Diese können offen oder geschlossen betrieben werden. Bei offenen Channels kann jedes Workspace Mitglied Zutritt bekommen. Jedes Workspace Mitglied kann in jeden offenen Channel reinschauen und mitlesen. Geschlossene Channels kann man wiederum nur auf Einladung betreten. Außenstehende Workspace Mitglied können den Channel gar nicht sehen.

Darüber hinaus kann man direkt mit einzelnen Personen kommunizieren.

Besonderes Merkmal ist die Schnellsuche bei Slack. Diese funktioniert gut und ist eben schnell. Diskussionen oder Dateien findet man auf diese Weise zuverlässig wieder.

Witzig ist ein freundlicher „Slackbot“, den man individuell konfigurieren kann. Er hilft beispielsweise in einem Chat-Dialog, den eigenen Account einzurichten. Man kann eigene „Schlüsselworte“ hinzufügen, auf die der Slackbot reagiert und eine Antwort liefert.

Wichtig finde ich, dass es unzählige Schnittstellen zu Fremdsystemen gibt, die in Slack integriert werden können. Hierzu zählen z. B. die Cloudspeicher wie Dropbox, OneDrive, Google Drive etc., CRM Systeme wie Salesforce, Produktivitätslösungen wie Trello, Zapier, todoist, Wunderlist, Evernote und sogar Support Tools wie Zendesk.

Wenn Sie mehr wissen wollen über Slack, empfehle ich dieses Video. https://youtu.be/74c011CjQ7I

Was ist nun an Slack anders als an der E-Mail?

Es gibt kein hin- und her senden von E-Mails mit Antworten und neuen Informationen mehr, geantwortet wird immer im Chatroom direkt zum Thema. Auch die direkte Kommunikation ist bei Slack im Chat schneller und persönlicher.

Anhänge sind im Chatverlauf beim Thema im richtigen Channel zu finden und können sogar im Channel für alle fest angepinnt werden. So findet jeder im Channel eine Datei mit einem Klick.

Die Suche ist deutlich schneller und effektiver.

Und die Kommunikation kann in einzelne Teams unterteilt werden. Über spezielle Befehle @alle, @channel und @hier können entweder alle im Workspace, alle in einem Channel oder alle in einem Channel, die die Online-Desktop-Nachrichten nutzen, benachrichtigen. Die großen E-Mail Verteiler sind damit obsolet.

Fazit.

Auch wenn Slack die E-Mail-Kommunikation in Unternehmen an vielen Stellen ersetzen kann, weil es einfach effizienter ist, so ist Slack kein E-Mail Killer. Die die gute alte elektronische Post ist nach wie vor wichtig. Sie wird mir Slack nur schlanker.

Übrigens: Microsoft veröffentlichte im Oktober 2016 eine konkurrierende Plattform Microsoft Teams, die ähnliche Funktionen bietet.

Bild: Tumisu / Pixabay / CC0 Creative Commons

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