Tipps für den Ausweg aus dem Chaos im Büro: Arbeitsplatzoptimierung als Prozess mit 5S-Kaizen

Albert Einstein soll stets an einem sehr vollgepackten, unordentlichen Schreibtisch gearbeitet haben. Kritik an dieser Arbeitsweise beeindruckte ihn wohl nicht sonderlich, denn ihm wird das berühmte Zitat zugeschrieben: „Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen, der ihn benutzt aus?”. Einstein kam also mit seinen persönlichen Arbeitsverhältnissen offenbar gut klar und sein Erfolg scheint ihm Recht zu geben.

Aber seien wir ehrlich, wir sind nicht alle Einsteins, die das Chaos durchblicken. Unsere alltägliche Realität sieht doch eher in etwa so aus: Die Vertragsunterlagen vom Vortag müssen her – und zwar schnell. Irgendwo hier müssen Sie noch liegen, zwischen den Akten für die Personalabteilung und den Notizen für das Meeting. Da sind sie ja. Jetzt noch schnell die Kaffeetasse und die leere Brötchentüte etwas zur Seite schieben, damit Platz zum Durchsehen ist. Wo ist der Kugelschreiber den jetzt hin? Die ständige Sucherei und der Platzmangel sind nervtötend – und klar, Effizienz geht anders, aber zum Aufräumen ist jetzt eben wirklich keine Zeit da! Merken Sie was? Wo die Zeit zum Aufräumen fehlt, geht für das Suchen mindestens genauso viel Zeit verloren. Und neben Zeit, kostet das Chaos am Arbeitsplatz Nerven, sorgt für Durcheinander auch im Kopf und verhindert (kon-)zentriertes Arbeiten. Eigentlich müssten also – Einstein zum Trotz – Struktur und Ordnung her. Aber wie? Einmal alles aufräumen bringt nicht viel, wenn es nach einer Woche wieder genauso aussieht wie vorher. Es muss also eine andere Herangehensweise her, eine die sich als ständiger Prozess in den Arbeitsalltag integrieren lässt.

Einen möglichen Ausweg aus dem scheinbar unausweichlichen Durcheinander kann die 5S-Kaizen-Methode bieten. Sie kombiniert die japanische Arbeitsphilosophie der kontinuierlichen Verbesserung mit dem 5S-Ansatz als Form der praktischen Umsetzung. Kaizen ist als Prozess der ständigen Optimierung zu verstehen und die 5S – namensgebend sind die fünf japanischen Wörter Seiri (= Aussortieren), Seiton (= Systematisieren), Seiso (= Säubern), Seiketsu (= Standardisieren) und Shitsuke (= Selbstdisziplin) – geben die passende praktische Anleitung dafür. Sie lässt sich auch auf den Büroarbeitsplatz anwenden und kann einen Weg aus dem Chaos hin zu mehr Effizienz bieten.

1. Seiri: Sortieren und Ausmisten als Grundlage

Im ersten Schritt gilt es einen Überblick über das Chaos zu gewinnen und sich dabei von allem Unnötigen zu treten. Nehmen Sie sich Schreibtisch, Schubladen, Regale und Schränke vor und misten Sie kategorisch aus. Dabei wird wahrscheinlich auch das eine oder andere lang vermisste oder längst vergessene Fundstück auftauchen. Vieles wird mittlerweile überflüssig geworden sein und kann weg. Alles andere wird sortiert. Was muss aufbewahrt werden? Was muss immer griffbereit sein? Was wird selten gebraucht? Und was ist an anderen Orten vielleicht besser aufgehoben?

Umsetzungstipp:

Entscheiden Sie gleich über den Status der Dinge. Zu denken „Ich kann ja nachher noch überlegen, was ich damit mache.“, vertagt die Dinge nur und zieht den Prozess unnötig in die Länge. Die jetzt geschaffene Klarheit ist Grundlage für die nächsten Schritte.

2. Seiton: Alles findet seinen Platz

Jetzt ist es an der Zeit, den richtigen Platz, den VIP-Platz, für die Dinge zu bestimmen. Entscheiden Sie, was griffbereit und in der Nähe sein muss und was vielleicht nur selten ans Tageslicht geholt werden muss. Sie benötigen den Ordner mit den Kundendaten vielleicht zwei-, dreimal im Jahr? Dann darf er im obersten Regal verschwinden und muss nicht auf der Fensterbank gelagert werden. Auf Ihren Kalender sind sie ständig angewiesen, um alle Termine im Griff zu habe? Dann sollten Sie nicht lang danach suchen müssen und ihm einen festen Platz auf dem Schreibtisch einräumen.

Umsetzungstipp:

Ein großer Teil des Suchens ist erfahrungsgemäß das langwierige Durchblättern mehrere Ordner, um überhaupt den Richtigen zu finden. Eine ordentliche Beschriftung kann deshalb Gold wert sein. Investieren Sie etwas Zeit, um diese mit eindeutig beschrifteten Etiketten für Rückenschilder zu bekleben. Weiterhin können Sie auch Regale, Ablagefächer und Hängemappen übersichtlich beschriften. Und ganz nebenbei erleichtern Sie damit neuen Mitarbeitern die Orientierung ungemein.

3. Seiso: Sauberkeit schafft Klarheit

Jetzt herrscht grundsätzlich erstmal Ordnung. Aber im alltäglichen Treiben am Arbeitsplatz lauern noch genug Fallen, die Zeit und Aufmerksamkeit rauben, wie unzählige Post-its auf dem Monitor, benutztem Geschirr oder mit Ordnern geschmückten Fensterbänken und Fußböde. Die geschaffene Ordnung muss also durch Kontrolle und Sauberkeit weiter optimiert und zu einem kontinuierlichen Prozess umgeformt werden. Achten Sie deshalb stetig auf Funktionsfähigkeit und Sauberkeit Ihrer Arbeitsmittel.

Umsetzungstipp:

Vieles wird leichter, wenn es zur ritualisierten Gewohnheit wird. Gewöhnen Sie sich deshalb eine gewisse Regelmäßigkeit bei Ordnung und Sauberkeit an. Sie können einen festen Zeitpunkt für Ihr „Ordnungs-Tuning“ festlegen, indem Sie sich beispielsweise angewöhnen, jeden Morgen oder zum Feierabend etwas Zeit einzuräumen, um Arbeitsmittel zu kontrollieren und zu reinigen.

4. Seiketsu: Neu geschaffene Ordnung wird zum Standard

Für den Moment ist es ordentlich und sauber im Büro. Alles sollte seinen Platz haben und es sollte zur Regel werden, dass dieser auch eingehalten wird. Besser noch: Alles hat seinen festgelegten Platz. Das erspart Ihnen unnötige Suchzeiten. So können Büromaterialien, Ordner oder auch Dokumente eindeutig und schnell gefunden werden. Legen Sie Standards für Ihre Ablage, Ihre Checklisten, Formulare und Verantwortlichkeiten fest.

Umsetzungstipp:

Schaffen Sie sich Regeln, denn Spielregeln, die für Sie selbst und darüber hinaus für alle gelten, machen es leichter, die Ordnung zu wahren. Das bedeutet: Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter im Büro das neue Ordnungssystem kennen und einhalten.

5. Shitsuke: Kontinuität erfordert Disziplin

Damit der optimierte Arbeitsplatz sich wirklich als Prozess gestaltet und auf Dauer nicht wieder ins alte Chaos abgleitet, braucht es Selbstdisziplin. Einmal alles neu organisieren und dann nie wieder, bringt Ihnen keinen Mehrwert. Die Gefahr ist groß, dass sich alte Verhaltensmuster wieder einschleichen. Bedenken Sie dabei auch, dass es bei Kaizen um stetige Optimierung geht. Inhalte und Abläufe in einem Büro können und müssen sich ändern. Neue Ideen und Methoden müssen Raum haben.

Umsetzungstipp:

Hinterfragen Sie immer wieder aufs Neue Ihre Arbeitsprozesse: Ist meine Arbeitsweise sinnvoll oder kann ich es anders beziehungsweise besser machen? Verfallen Sie nicht in Ihre alte Routine. Erstellen Sie sich dafür Checklisten, gehen Sie diese regelmäßig durch und erweitern Sie sie nach Bedarf.

Fazit

Denken Sie nicht lange nach – fangen Sie an! Sie haben sich entschieden Ihre Büroorganisation zu verbessern oder wollen zumindest einmal Ihren Schreibtisch organisieren? Dann starten Sie mit Ihrer 5S-Kaizen-Kampagne! Transparente Abläufe schaffen Klarheit im Unternehmen und stärken die Eigenverantwortung der Mitarbeiter. Persönliche Verantwortung sorgt für Effizienz! Die einfache Handhabung sowie die leichte Erlernbarkeit sprechen für die Methode, ebenso die daraus hervorgehenden Folgen: Verbesserung der Qualität und Förderung der Arbeitsroutine. Jede Methode hat auch ganz klar ihre Nachteile. So ist es zwingend notwendig, mit genügend Selbstdisziplin an die Sache heranzugehen, um die Kaizen-Denkweise nachhaltig in die Praxis umsetzen zu können.

Umsetzungstipp:

Eine ineffiziente Arbeitsweise loszuwerden ist schwerer, als eine neue zu etablieren. Dafür gibt es jedoch einen Trick: die 1-Minute-Methode. Das heißt, Sie nehmen sich eine Minute am Tag Zeit für Ihre neue Gewohnheit! Und wie schnell ist eine Minute um? Eben! Statt sich über schlechte Angewohnheiten zu ärgern, können Sie sich eine bessere angewöhnen und kommen Ihrem Ziel in kleinen Schritten immer näher.