Tipps für zeitsparende und effizientere Meetings

Das kennen wir alle: Ein Meeting steht an und wir verdrehen innerlich die Augen, weil es wohl wieder lang werden wird und wir eigentlich auch gar nicht verstehen, was wir da sollen – oder?

Fast jeder Angestellte gibt an, mehrfach im Monat an unproduktiven Meetings teilzunehmen und es scheint, dass dies in den letzten Jahren normal geworden ist. Doch mit Effizienz hat dies natürlich gar nichts zu tun und dahin streben wir doch alle…

Daher möchten wir heute Tipps geben, wie Meetings schlichtweg besser werden. Besser im Sinne von effizient, effektiv und produktiv.

Zu aller erst sollte man sich immer die Frage stellen, ob ein Meeting zur „Problemlösung“ wirklich beträgt oder ob alternativ eine „Power Hour“ mit nur 1 bis 2 Kollegen die bessere Variante ist. Besonders wenn es konkret etwas zu lösen gibt, ist es manchmal einfacher, wenn man sich direkt an die Sache setzt und nicht ausschließlich darüber „spricht“.

Hat man sich PRO Meeting entschieden, sollte man den Personenkreis eingrenzen: Wer trägt wirklich zur „Problemlösung“ bei. Oftmals wird z. B. ein Vorgesetzter aus „Gewissensgründen“ mit eingeladen, der zur „Problemlösung“ aktiv jedoch gar nichts oder nur sehr wenig beitragen kann.

Unbedingt wichtig ist es, dass man einen Zeitrahmen feststeckt. Vergisst man das, dann können Diskussionen schon einmal ausarten und das Meeting dauert und dauert und dauert. Ist ein Meeting für 1 Stunde angesetzt, dann sollte es auch wirklich nur 1 Stunde dauern. Daher gilt es, den Zeitrahmen direkt bei der Einladung mitzuteilen. Wenn es von Nöten ist, dass sich die Teilnehmer noch Wissen aneignen, dann sollten notwendige Unterlagen direkt mit der Einladung zur Verfügung gestellt werden und der Hinweis mitgeschickt werden, bitte vorbereitet ins Meeting zu kommen.

Aus diversen Gründen sinnvoll ist es, ein kurzes Protokoll des Meetings anzufertigen. Betonung liegt hier tatsächlich auf kurz. Darin sollten alle zur Diskussion gestellten Punkte kurz aufgelistet werden. Zudem sollten kurz und knapp die erarbeiteten Aufgaben mit der jeweils verantwortlichen Person und dem Termin für die Erledigung beschrieben werden. So vergisst man keine Lösungen aus dem Gespräch, jeder ist auf dem gleichen Stand und im Nachhinein gibt es keine Auslegungs-Diskussionen.

Wenn diese Punkte beherzigt werden, dann werden Meetings wieder das, wofür sie eigentlich mal erschaffen wurden: Produktive Gespräche, die zur Problemlösung bzw. Weiterentwicklung führen!

Ach, noch ein letzter Tipp am Ende: Legen Sie ein Zeitfenster wöchentlich fest, in dem Meetings abgehalten werden. So kann sich nicht nur jeder darauf einstellen, die Meetings müssen zwangsläufig zeitlich begrenzt werden, da das Zeitfenster irgendwann zu ist ?.

Bild von schoentalegg auf Pixabay