Todoist: Aufgabenverwaltung in Outlook mit Spaß

Wer effizient arbeiten will, muss seine Aufgaben im Griff haben. Doch das ist gar nicht so einfach. Hier helfen Software-Lösungen und Web-Plattformen. Die wohl weit verbreitetste Lösung ist Outlook, das über eine integrierte Aufgabenverwaltung verfügt. Die erfüllt ihren Zweck, ist aber von der Handhabung her nicht sehr komfortabel und optisch nicht sehr sexy. Einfache Listenansichten mit Sortierfunktion reichen sicher dem einen oder anderen. Ich jedoch fand diese Darstellung noch nicht optimal. Zumal die Aufgabenerstellung via Smartphone oder Tablet fehlte. Auf dem iPhone werden über eine iCloud Synchronisation zwar Aufgaben vom Gerät in Outlook überführt, aber eben auch langweilig dargestellt.

Also bin ich auf die Suche nach einem besseren Werkzeug gegangen. Kandidaten wie Remember the milk, Things und Wunderlist waren in meinem Visier. Visuell aufbereitete Lösungen im Kanban-Stil wie Trello und Kanban-Tool waren auch dabei.

Was mich bei allen Tools störte, war die fehlende Integration in Outlook. Ich wollte keinesfalls eine zweite Plattform parallel führen und meine Aufgaben (z.B. aus E-Mails) irgendwo manuell einpflegen müssen. In diesem Punkt ist die Outlook Aufgabenverwaltung unschlagbar.

Dann fand ich das Werkzeug Todoist. Es bietet wie Remember the milk, Things Wunderlist und die anderen webbasierten Tools eine Browser-Version, eine mobile App für iOS und Android – und eine Outlook-Integration. Bingo!

Zunächst legt man über die Webseite https://de.todoist.com/ ein Konto an. Dann kann man sofort über den Browser Aufgaben und übergeordnete Projekte anlegen. Todoist gibt es in einer kostenlosen Basisversion und einer kostenpflichtigen Premiumversion für €23 pro Jahr. Diese hält viele wichtige und nützliche Extras bereit, die man eigentlich benötigt, um effizient damit zu arbeiten. So kann man in der Premiumversion Notizen und Dateianhänge an die Aufgaben hängen, SMS und E-Mail-Erinnerungen einrichten, Benutzerdefinierte Filter anwenden und E-Mails als Aufgaben hinzufügen.

Das Werkzeug gibt es zudem für alle möglichen Betriebssysteme von iOS über Android bis WindowsPhone und von Mac bis Windows 8.
Was Todoist aber unschlagbar macht, ist die leichte Integration in Outlook. Über ein kleines Plugin, das man installiert, wir in Outlook ein neues Fenster eingefügt, das die gleiche Ansicht wie die Webversion zeigt.

Nun kann man innerhalb des E-Mail-Clients die E-Mails zu Aufgaben machen, Ordner, Projekte und Aufgaben verwalten und Fälligkeiten sehen. Und alles über eine optisch sehr schöne und aufgeräumte Oberfläche.

Anders herum legt man mit zwei Fingertipps eine Aufgabe auf dem Smartphone an, die automatisch in die Ansicht in Outlook integriert wird.
Eine sinnvolle Darstellung: per default werden nur die Aufgaben von heute angezeigt. Alles andere wird ausgeblendet. Denn nur die Aufgaben von heute sind das, was wirklich interessiert. Schafft man eine Aufgaben nicht, kann sie mit einem Mausklick oder Fingertipp verschoben werden, z.B. auf morgen oder nächste Woche.

Weitere Funktionen sind das Hinzufügen von Etiketten, sozusagen Tags zu einem bestimmten Thema, an verschiedene Aufgaben. So können Quervernetzungen durchgeführt werden. Natürlich ist auch eine Priorisierung möglich.
Durch den Fokus auf Klarheit und Einfachheit macht die Verwaltung von Aufgaben in Outlook richtig Spaß.