“Wie Sie die Dinge geregelt kriegen” – Tipps für einen klaren Kopf

Jeder von uns hat im Beruf und Privatleben seine eigenen Methoden entwickelt, die täglichen Aufgaben und Arbeitsabläufe zu managen. Der eine schreibt alles auf Zettel, der zweite trägt alles fein säuberlich in eine Smarthone-App und dritte klebt sich Post-ITs an den Kühlschrank oder den Monitor.

Doch es gibt Methoden, die einem dabei helfen, die Dinge besser geregelt zu bekommen. Das ist auch das Stichwort unserer heutigen Ausgabe: „Die Dinge geregelt kriegen“ ist die freie Übersetzung von „Getting Things Done“, kurz GTD. GTD ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag u.a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen. Dabei sollen alle anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert werden, um dadurch den Kopf frei für Wichtigeres zu bekommen, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen. Klingt banal? Ja, ist es auch. Aber David Allen hat darüber ein ganzes Buch geschrieben, das Sie übrigens in unserem Buchtipp finden.

Das GTD-System basiert auf den folgenden zwei Grundprinzipien:
1. Sammle alle Dinge, die heute, später oder irgendwann in der Zukunft erledigt werden müssen, in ein sinnvolles, verlässliches System außerhalb deines Kopfes und deiner Gedanken.
2. Diszipliniere dich selbst bei allen Dingen, die in dein Leben treten (Aufgaben, Anfragen, Informationen usw.) sofort eine Entscheidung zu treffen, so dass du jederzeit einen Plan mit den nächsten Schritten zur Verfügung hast.
Mit eigenen Worten formuliert bedeutet dies zum einen, ein System anzulegen, in dem die Dinge (insbesondere Aufgaben) nieder geschrieben und sortiert werden. Zum anderen bedeutet es, sich selbst einer Verpflichtung zu unterwerfen, die anfallenden Dinge sofort einzuordnen und aufzuschreiben. Nur dann verschwinden die Dinge aus dem Kopf.

Damit sind diejenigen, die Ihre Aufgaben und Informationen auf Zettel oder Post-ITs schreiben, schon auf dem richtigen Weg. Leider reichen gerade Post-Ist nicht aus für eine längere Liste, so dass man wieder ein System benötigt, um diese zu organisieren.
Natürlich gibt es heute viele tolle Hilfsmittel für den PC, das Smartphone oder Tablet, die auf der GTD-Methode beruhen und die Arbeit erleichtern. Ebenso gibt es Prinzipien und Methoden, die Sie zusätzlich beim Erstellen des Systems und beim Perfektionieren des Selbstmanagements unterstützen. Diese Hilfsmittel, Prinzipien und Methoden wollen wir Ihnen hier und heute vorstellen.

Hilfsmittel für PC, Smartphone und Tablet
Software und Apps auf Basis des GTD-Prinzips gibt unzählige. Natürlich zählt auch die Aufgabenverwaltung in Outlook, die bereits sehr umfangreiche Werkzeuge für das Ablegen und Terminieren von Aufgaben bereithält.

Eine andere Software, die ich selbst empfehlen kann, ist Evernote. Evernote ist ideal Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedenen Formaten. Im Grunde ist es die moderne Version der Post-ITs. Dadurch dass Evernote als Webanwendung, Clientanwendung für Windows, Mac und Linux sowie für Android, iOS, BlackBerry und Windows-Phone Geräte verfügbar ist, kann man von jedem Ort und zu jeder Zeit seine Gedanken, Ideen, Aufgaben niederschreiben, abspeichern und ordnen. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Textnotiz, ein Bild, ein Screenshot aus dem Browser, ein Sprachnotiz oder ein Video handelt. Evernote ist ein Allesfresser.

Über Evernote kann man sicher noch viel mehr schreiben, was wir zu einem späteren Zeitpunkt sicher hier noch tun werden.

Auch Remember the Milk ist eine Lösung, die auf GTD basiert. Auch sie läuft dank Webbrowser auf jedem Betriebssystem und wird als App für Smartphones und Tablets angeboten.

Ebenfalls eine besonders empfehlenswerte Software besonders für Einsteiger ist ThinkingRock. Das kostenlose Programm, das dank Java unter Windows, Mac OS X und Linux läuft, präsentiert sich beim Start mit einem hilfreichen Schaubild, das Sie immer wieder an die entscheidenden GTD-Schritte erinnert. Simpel, aber sehr hilfreich.

Methoden und Prinzipien zur Unterstützung von GTD
Wir wären kein Beratungshaus für Organisation und Qualitätsmanagement, wenn wir Ihnen nicht auch ein paar Methoden und Prinzipien zur Erleichterung Ihrer täglichen Arbeit vorstellen würden.

Sicher kennen Sie die sog. ABC-Priorisierung. Bei der ABC-Priorisierung werden Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit in eine von drei Kategorien eingeteilt:
• A-Aufgaben sind im Sinne der Zielerreichung sehr wichtige Aufgaben, die auch nur persönlich erledigt werden können.
• B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben, die nicht persönlich erledigt werden müssen – also auch delegieret werden können.
• C-Aufgaben haben an der Zielerreichung den geringsten Anteil, machen aber den größten Teil der Gesamtarbeitsmenge aus. Hier handelt es sich häufig um Routineaufgaben und “Kleinkram”.

Grundsätzlich sollte jedem klar sein, dass zuerst die A-Aufgaben erledigt werden sollten, die B-Aufgaben so weit wie möglich delegiert und die C-Aufgaben nur dann angegangen werden sollten, wenn Zeit von A und B übrig ist. Leider machen viele Menschen den Fehler, für die C-Aufgaben die meiste Zeit zu verwenden.
Die ABC-Priorisierung kann Ihnen helfen, ihre Struktur für Ablagen und Aufgabenlisten danach auszurichten. Zum Beispiel, indem Sie einen A, B und C Zettel anlegt.

Einen ähnlichen Ansatz verfolgt auch das Eisenhower-Prinzip, das vom amerikanischen General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt wurde. Es handelt sich um eine Mischung aus klassischen Zeitmanagement-Elementen und einer Postkorbübung. Dabei erstellt man eine Matrix mit der Wichtigkeit einer Aufgabe auf der Y-Achse und der Dringlichkeit auf der X-Achse. Die Kategorien lauten demnach dringend und nicht dringend bzw. wichtig und unwichtig.

Als letztes empfehlen wir Ihnen noch das 5S-System zur Arbeitsplatzorganisation, das in Deutschland unter dem 5A Prinzip bekannt ist.
Es ist eine Idee aus den japanischen Produktionskonzepten. 5S/5A dient als Instrument, um Arbeitsplätze und deren Umfeld sicher, sauber und übersichtlich zu gestalten. Ordnung und Sauberkeit sind Grundvoraussetzungen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse, welche an ihnen ablaufen.

Die 5 A stehen für:
• AUSSORTIEREN unnötiger Dinge
• AUFRÄUMEN jeden Gegenstand am richtigen Platz aufbewahren
• ARBEITSPLATZ sauberhalten und Arbeitsmittel pflegen
• ANORDNUNGEN zur Regel machen (standardisieren)
• ALLE PUNKTE einhalten und ständig verbessern

Dieses Prinzip hat zwar unmittelbar nichts mit GTD zu tun, ist aber ein hilfreiches System, um effizienter zu arbeiten, was mit den Zielen von „Getting Things Done“ übereinstimmt.
Jetzt und hier wünsche ich Ihnen viel Erfolg dabei , die Dinge zu regeln, um einen klaren Kopf zu behalten.

Linktipp zum Weiterlesen: https://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Fotos:
Titelbild © Grafvision – Fotolia.com
GTD: wikipedia.org / René Weber (CC-Lizenz BY-SA 3.0)
Evernote: Evernote Corp.
Eisenhower-Prinzip: wikipedia.org