Zeitmanagement – ein etwas anderer Ansatz

Wir haben schon öfters über die Organisation im Homeoffice gesprochen. Während dies für einige schon lange zum Alltag gehört, mussten sich viele zu Corona-Zeiten plötzlich an das Homeoffice gewöhnen und standen plötzlich vor dem zeitlichen Chaos. Denn es ist doch etwas anderes, wenn man zwischen 8 und 9 Uhr im Büro erwartet wird und dann irgendwie zwangsläufig mit dem Arbeiten startet, oder wenn man in Sweatpants zu Hause sitzt und sich plötzlich selbst zu einer Organisation zwingen muss.

Manchen gelingt es prima mit den Tipps, die wir schon [HIER] gaben. Doch einige kommen trotzdem nicht zurecht und erleben das Homeoffice mittlerweile als den Produktivitätskiller schlechthin. Eigentlich schade – denn im Homeoffice hat man endlich die Gelegenheit, auf den eigenen Rhythmus zu hören und sich so zu organisieren, dass es zu einem selbst und den eigenen Lebensumständen passt.

Darum möchten wir heute mal einen anderen Ansatz vorstellen

Dann mal los: Während sich der bisherige Ansatz primär darum kümmert, dass wir beizeiten am PC sitzen und To-do-Listen von oben nach unten notieren, priorisieren und akkurat nach Plan abarbeiten, richtet sich der andere Ansatz mehr an der täglichen Realität aus: Die Dinge sollen zwar erledigt werden, dabei sollen aber die eigenen Prioritäten, Bedürfnissen und Rahmenbedingungen berücksichtigt werden.

Hier beachtet man diese 4 Punkte:

1. Notiere deine (persönlichen) Rahmenbedingungen im Homeoffice
2. Kläre deine Bedürfnisse
3. Benenne deine Prioritäten
4. Lege Zeit-Slots fest

Zunächst startet man mit einem Wochenplan. In diesen trägt man die unausweichlichen Dinge des eigenen Alltags ein. Darunter zählen zum Beispiel: Wann kann ich das Kind zur Kita/Schule bringen, wann muss es abgeholt werden? Habe ich Termine wie Arzt/TÜV/Werkstatt/Handwerker und wann sind Meetings und Telefonate anberaumt? In all dieser Zeit kommt man zwangsläufig nicht zum Abarbeiten der Dinge.

Danach geht es mit den eigenen Bedürfnissen los. Was lange Zeit als Tabu zählte, gewinnt auch in der Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung: Denn wenn wir arbeiten, wenn wir uns motiviert und fit fühlen, sind wir nicht nur produktiver, das Arbeiten ist auch effizienter und macht mehr Spaß. Wenn du deinen persönlichen Rhythmus kennst, dann notiere auch ihn in deinen Wochenplan.

Nun geht es ans Eingemachte, denn jetzt musst du deine Aufgabenbereiche auf die Tage verteilen: das Wichtigste nach oben, das Unwichtige nach unten. So strukturierst du deine Arbeitstage. Doch Vorsicht: Plane nicht zu wenig Zeit für jede Aufgabe ein. Niemand arbeitet wie ein Duracell-Häschen und etwas Raum und Luft braucht man je nach Aufgabe und Zeit einfach. Wenn man schon bei der zweiten Aufgabe beginnt seinem eigenen Zeitplan hinterherzurennen, dann ist das nicht nur frustrierend, sondern sprengt auch sofort den weiteren Plan.
Und noch ein Hinweis: Plane nicht zu viele Tage im Voraus, denn etwas Spontanität braucht man – besonders in der Arbeitswelt – für kurzfristig reinkommende To-dos.

Ein Tipp für die Profis: Plane täglich einen Zeit-Slot für „irgendwas“ ein. Etwas Freiraum gibt einem die Möglichkeit, auch unwichtigere Dinge anzupacken, die man schon eine Weile mit sich herumschleppt.

In dem Sinne: Frohes Schaffen!

PS: Natürlich muss der Arbeitgeber mit dieser „anderen“ Vorgehensweise einverstanden sein.