Zeitmanagement = Selbstmanagement?

Es gibt Menschen, die scheinen einfach alles zu schaffen und egal was man diesen Menschen auf den Schreibtisch wirft und egal welche engen Deadlines die Projekte haben, diese Menschen schaffen das. Gehören Sie auch dazu? Wenn ja – dann „Herzlichen Glückwunsch!“. Sie haben ein tolles Selbst- und Zeitmanagement.

Für alle anderen gibt es hier ein paar Tipps und Tricks, wie es in Zukunft besser mit der Zeit klappt.

Doch vorab möchte ich eine These in den Raum stellen:

Zeitmanagement ist eigentlich ein gutes Selbstmanagement!

Was ich damit meine? Nunja: Jeder kann sich an x Punkte halten, die einen zu einem tollen Zeitmanager machen. Doch ich behaupte, wer sich selber nicht managen kann, der wird das nie zu 100 Prozent hinbekommen.
Oder anders: Nicht jeder von uns ist in der Lage eine Wunde zu nähen, bloß, weil er ein Buch darüber gelesen hat… Wenn ich kein Blut sehen kann, dann bringt mir das theoretische Wissen nichts. Logisch, oder?

Man wird so alt wie eine Kuh und lernt immer noch dazu

Doch keine Sorge – nicht jeder Fall ist hoffnungslos ;-). Vielen Menschen bringen gezielte Hilfestellungen weiter, um deutlich besser mit der Zeit auszukommen. Damit also zu den Tipps und Tricks der guten „Selbstmanager“ 🙂

Problem für viele ist die Aufschieberitis. Sie wissen, es gibt was zu tun, aber es hat bestimmt auch noch bis morgen Zeit, oder bis übermorgen, oder nächste Woche oder vielleicht reicht es auch im nächsten Monat?! FALSCH! Die 72 Stunden Regel hilft hier: Sie haben etwas vor: dann beginnen Sie damit in den nächsten 72 Stunden. So ist der Anfang gemacht und sie starten motiviert und voller Elan.

Ein Plan hilft, alle Aufgaben einzuteilen, den Überblick zu wahren und anstehende Aufgaben zu priorisieren. Zur Einteilung kann die 40-30-20-10-Regel helfen: 40 Prozent der Zeit gehört der Aufgabe mit der Priorität 1, 30 Prozent der Aufgabe mit der Priorität 2, 20 Prozent der Aufgabe mit der Priorität 3 und die restlichen 10 Prozent dürfen die anderen Aufgaben verschlingen.

Viele tendieren auch dazu, sich viel zu viel in einen Tag zu packen. Vier Kundentermine an einem Tag bringen unter Umständen Stress: Stau, Wartezeiten usw. können einen so vollen Terminplan völlig durcheinanderbringen. Lieber etwas mehr Zeit für jeden Termin, jede Aufgabe einplanen und entspannt in den Feierabend gehen. Außerdem sind wir ja Menschen, keine Maschinen und eine kleine Verschnaufpause benötigt jeder.

Apropos Verschnaufpause: Heutzutage ist es vielen erlaubt, während der Arbeitszeit auch privat zu surfen. Doch soziale Medien und der Rest des Internets können großartige Produktivitätskiller sein – wenn man sich nicht selber managen kann. Gönnen Sie sich also unbedingt kleine Erholungspausen, in denen Sie durch das Word Wide Web surfen, doch nach dieser Pause schließen Sie alle Ablenkungen und widmen sich wieder ihrer Arbeit.

Laut einigen Studien helfen Routinen und feste Abläufe entspannt und gesund durch den Tag zu kommen: feste Zeiten für Pausen, den E-Mail-Check oder für Sport können sich also sinnvoll auf die Produktivität und die Gesundheit auswirken.

Aufgaben sollten auch nicht ins Unendliche gezogen werden. Hiermit ist gemeint, dass sie einschätzen sollten, wie lange sie für etwas benötigen und sich an diesen Zeitrahmen halten. So schaffen sie sich selber ein wenig Druck, aber bleiben „auf Kurs“.

Der amerikanische General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower malte einst eine Matrix, die sich an alle wendet, die meinen, alles selber machen zu müssen. Es handelt sich um eine Mischung aus klassischen Zeitmanagement-Elementen und einer Postkorbübung. Dabei erstellt man eine Matrix mit der Wichtigkeit einer Aufgabe auf der Y-Achse und der Dringlichkeit auf der X-Achse. Die Kategorien lauten demnach dringend und nicht dringend bzw. wichtig und unwichtig.

Mehr muss man dazu wohl nicht sagen, außer: geben Sie einfach mal Dinge ab!

Kennen Sie Momo von Michael Ende? Dort gibt es den klugen Straßenkehrer Beppo. Dieser hat etwas sehr Kluges zur Bewältigung von Aufgaben gesagt:

„Man darf nie an die ganze Straße auf einmal denken, verstehst du? Man muss nur an den nächsten Schritt denken, an den nächsten Atemzug, an den nächsten Besenstrich. Und immer wieder nur an den nächsten.“ Wieder hielt er inne und überlegte, ehe er hinzufügte: „Dann macht es Freude; das ist wichtig, dann macht man seine Sache gut. Und so soll es sein.“

Also versuchen sie nicht, alles auf einmal zu schaffen und teilen Sie sich große Projekte in kleine Meilensteine ein. So bleiben Sie motiviert, behalten den Überblick und erreichen effizient das Ziel.